Цифровая бухгалтерия: календарь и комплексная поддержка при цифровизации учреждения
Президент Владимир Путин взял под личный контроль реализацию нацпроекта «Цифровая экономика» и цифровизацию госсектора. В бюджетной сфере она идет по трем направлениям: предоставление госуслуг, управление госфинансами, бухучет. А к концу года вы должны быть готовы перейти на автоматизированный СМАРТ-контроль в ГИИС Электронный бюджет.
Президент России
Владимир Путин
Владимир Путин
«В наступающее десятилетие нам предстоит провести цифровую трансформацию всей страны, всей
России, повсеместно внедрить технологии искусственного
интеллекта,
анализа
больших данных».
Цифровизация бухгалтерии в 2025 году
Вместе с нашей круглосуточной поддержкой вы будете
уверенно идти по ключевым этапам цифровизации.
Весь год для вас доступны:
уверенно идти по ключевым этапам цифровизации.
Весь год для вас доступны:
Цифровой календарь
Ваш годовой план для отработки цифровых навыков.
- Ежемесячно отрабатывайте по одному цифровому навыку, это поможет подготовиться к переменам и встретить их без трудностей и нервных срывов.
- Отслеживайте, какие отчеты вам необходимо сдавать в электронном виде каждый день. Это поможет все делать в срок, без нарушений.
Горячая линия по цифровизации
Напишите вопрос экспертам на тему «Цифровой бухгалтерии», получите
быстрый ответ на электронную почту.
Участие в онлайн-конференциях и семинарах по цифровизации с
представителями Федерального казначейства и Минфина
2024
2025
Уроки из программы
Цифровая бухгалтерия в бюджетной сфере
Цифровая бухгалтерия в бюджетной сфере
Пройдите обучение и освойте цифровые технологии для
бухгалтерии бюджетной сферы.
Губернатор Московской
области Андрей Воробьев
области Андрей Воробьев
«Цифровизация ради цифровизации быть не должно. Поэтому для нас цель цифровой трансформации
— это удобство для человека и эффективность государства».
Заместитель начальника отдела
централизованной отчетности
Управления централизованной
бухгалтерии Федерального
казначейства Евгений Спивак
централизованной отчетности
Управления централизованной
бухгалтерии Федерального
казначейства Евгений Спивак
«Большое спасибо коллегам из МИНФИН, что они все больше формализуют процессы которые в
условиях цифровизации позволяют автоматизировать составление и
представление всех форм отчетности».
Министр цифрового развития, связи
и массовых коммуникаций России
Максут Шадаев
и массовых коммуникаций России
Максут Шадаев
«Национальная программа «Цифровая экономика» — проект большой, масштабный, амбициозный. Он
реализуется с 2019 года при участии более 50 федеральных
ведомств
и всех регионов страны, и по этим показателям мы бьём все рекорды. Программа действует до
конца года, но уже сейчас мы готовы подвести основные итоги и
сформулировать задачи на следующий период».
Цифровая бухгалтерия в бюджетной сфере: необходимый минимум
Вы научитесь формировать электронные документы, загружать данные в Электронный бюджет, вести автоплатежи
в ЕИС, работать с российским ПО и облачными технологиями
Программа курса:
Цифровые технологии
для бухгалтерии бюджетной сферы
- Аккумулирование данных и госфинконтроль в системе «Электронный бюджет»
- Переход на автоматизированный СМАРТ-контроль
- Необходимость перехода на цифровую централизацию учета с целью экономии ресурсов и снижения финансовых рисков
- Переход на электронный документооборот, как неотъемлемая часть цифровой централизации
- Портал bus.gov.ru как инструмент информирование населения и контролирующих органов о деятельности учреждений
- Расчеты в цифровых рублях
- Электронная цифровая подпись
Информационные
системы и цифровые сервисы
Программное
обеспечение для работы в цифровом пространстве
Техноминимум по
цифровым навыкам
Спасибо, Ваш вопрос принят!
Аккумулирование данных и госфинконтроль в системе «Электронный бюджет»
Что представляет собой Электронный бюджет
В этом курсе научитесь подключаться к подсистемам ГИИС «Электронный бюджет», решите технические вопросы, выясните порядок и сроки загрузки данных. Попрактикуетесь искать и анализировать информацию в Электронном бюджете. В первом уроке изучите возможности главной системы финансистов России. Определите, какие навыки понадобятся бухгалтерам, чтобы полноценно в ней работать.
Смотрите интервью с Антоном Дубовиком, заместителем руководителя Федерального казначейства.
Для чего создали Электронный бюджет
Систему «Электронный бюджет» создали для того, чтобы обеспечить прозрачность, открытость и подотчетность деятельности госорганов, органов местного самоуправления и учреждений (п. 2 постановления Правительства РФ от 30.06.2015 № 658).
Сейчас обязанность формировать бюджетную смету и отчетность в Электроном бюджете закреплена за федеральными учреждениями. В планах Правительства РФ подключить к системе все учреждения страны, чтобы в Электронный бюджет, как в единое озеро данных сливалась вся информация о расходах, ведении бухучета, первичных учетных документах, отчетности. Смотрите видео НПО «Криста» о развитии системы.
Какие подсистемы входят в Электронный бюджет
В Электронный бюджет входят 14 централизованных и сервисных подсистем. Их создали для того, чтобы формировать и хранить документы бюджетного планирования, бухучета, отчетности; вести реестры, классификаторы и справочники для бюджетников; составлять планы-графики закупок; обеспечивать казначейское сопровождение операций; обмениваться документами и пр. (пп. 2-9 постановления Правительства РФ от 30.06.2015 № 658).
Кто такие участники Электронного бюджета
К участникам Электронного бюджета относят Минфин, операторов, субъектов и пользователей системы (пп. 17-22 постановления Правительства РФ от 30.06.2015 № 658).
Минфин устанавливает формат документов, порядок их формирования и обмена в Электронном бюджете. Также ведомство контролирует подлинность электронных документов (пп. 11-12.1
постановления Правительства РФ от 30.06.2015 № 658).
Для документооборота в системе используют усиленные квалифицированные электронные подписи.
В будущем финансовое ведомство планирует вести полный автоматизированный госфинконтроль в рамках Электронного бюджета. Ревизоры будут удаленно наблюдать за финансово-хозяйственной деятельностью учреждений и предупреждать финансовые риски. Подробно, как выстроят такой процесс, изучите в модуле «СМАРТ-контроль».
Самое важное
Систему «Электронный бюджет» создали для того, чтобы обеспечить прозрачность, открытость и
подотчетность в бюджетной сфере
В Электронный бюджет входят 14 централизованных и сервисных подсистем
Минфин устанавливает формат документов, порядок их формирования и обмена в Электронном бюджете
Когда введут СМАРТ-контроль и подключат к нему учреждения
В этом уроке узнаете, в какие сроки учреждения будут переходить на СМАРТ-контроль по плану-графику Минфина. Разберетесь, какие полномочия будут у федеральных и региональных контролирующих органов. Смотрите видео Станислава Бычкова.
Повторим главное:
в Минфине утвержден план-график внедрения СМАРТ-контроля. Сначала в Бюджетный кодекс внесут поправки, которые определят новые методы госфинконтроля. В 2025 году изменят стандарты. Метод автоматизированного наблюдения начнет работать с 2026 года.
На площадке электронного бюджета будет работать подразделение Федерального казначейства. Однако региональные контролеры смогут применять метод наблюдения на уровне субъекта РФ в своих информационных системах, поддерживающих бюджетные процессы.
Повторим главное:
к 2027 году в систему «Электронный бюджет» планируют перевести все организации бюджетной сферы. После поправок в БК на региональных площадках будет легитимная возможность использовать метод наблюдения при проведении госфинконтроля.
Метод финансово-бюджетного контроллинга будет использовать только Федеральное казначейство. Региональных и муниципальных контролеров к нему не подключат. Суть метода — по определенным алгоритмам составить подсказки, как эффективнее управлять финансами
Контролирующие органы на региональном уровне смогут применять два метода предварительного контроля:
анализ — расширение проверок и ревизий в сторону аналитических полномочий;
наблюдение — требует донастройки информационной среды.
Для документооборота в системе используют усиленные квалифицированные электронные подписи.
Самое важное
На площадке электронного бюджета будет работать подразделение Федерального казначейства
Региональные контролеры смогут применять метод наблюдения на уровне субъекта РФ
Почему технологическая централизация лучше, и на каких условиях на нее перейти
Вы уже знаете правила перехода на функционально-технологическую централизацию. В этом уроке научитесь вести бухучет при технологической централизации. Определите, какие бизнес-процессы в учреждении необходимо отработать, чтобы передать дела региональной ЦБ. Смотрите интервью с экспертом Всеволодом Чикуновым о преимуществах второй модели.
Тренировка
Вспомните порядок организации ЦБ при технологической централизации. Выберите вариант, затем смотрите ответ Всеволода Чикунова.
В чем выгода второй модели
Технологическая централизация — более мягкий вариант для учреждений. В роли ЦБ выступает не Федеральное казначейство, а «родной» региональный финорган. С ним проще договориться и «протащить» свои условия. Например, попытаться отстоять штат бухгалтерии (см. схему).
Хотя окончательное решение о передаче учета и функциях ЦБ принимает орган власти субъекта РФ, активно включайтесь в процесс. Представьте учредителю обращение. в котором пропишите уровень профессиональных навыков каждого сотрудника бухгалтерии. Составьте анализ затрат на централизацию, например, закупку нового ПО. Объясните руководителю учреждения, что если он уволит всех бухгалтеров, то рискует попасть на штраф за нарушения учета.
Какие условия необходимо выполнить для перехода
Для технологической централизации потребуется выполнить два условия. Первое — полностью перейти на ЭДО. Иначе ЦБ не сможет взаимодействовать с учреждением и отражать хозоперации.
Как бы вы не оттягивали переход на ЭДО, руководствуясь нормами приказов №52н и №61н, вас все равно заставят это сделать. Ведь ЭДО нужен, в том числе, для организации СМАРТ-контроля.
Второе — интегрировать региональные информационные системы в Электронный бюджет для автома-тизированной передачи данных. Эту задачу могут решить только органы власти субъекта РФ, учреждения тут бессильны. Но вы должны понимать, что если прямой интеграции нет, бухгалтерам придется вручную вносить показатели в федеральную систему. Поэтому нужно научиться работать в Электронном бюджете.
Тренировка
Вспомните порядок организации ЦБ при технологической централизации. Выберите вариант, затем смотрите ответ Всеволода Чикунова.
В следующем уроке узнаете, как обойтись без ЦБ, но выполнить требования чиновников и нормативно-правовых актов.
Самое важное
При технологической централизации у учреждения больше возможностей для согласования функций ЦБ
Для технологической централизации, учреждению необходимо полностью перейти на ЭДО
Если у региональных систем нет прямой интеграции с Электронным бюджетом, бухгалтерам учреждения
придется вручную вносить в него данные
Переход на электронный документооборот, как неотъемлемая часть цифровой централизации
Какой приказ Минфина по первичке правомерно использовать в 2024 году
В этом уроке начнете составлять предварительный план внедрения новых электронных документов. На его основе потом сформируете график документооборота. Так вы сможете разобраться в двух перечнях первички. Дело в том, что в 2024 году сложился юридический казус, когда действуют дублирующие формы из равнозначных приказов Минфина — № 52н и № 61н. Определите вместе с экспертами, как организовать документооборот с минимальными рисками для своего учреждения.
Чем подтвердить право использовать старые формы
Как мы уже отметили, сейчас вы можете использовать формы первичных документов сразу из двух нормативных актов. Хотя электронные документы в приоритете, приказ № 52н — не отменяли. На это указывают письма Минфина, например, — от 01.12.2022 № 02-07-07/117981, от 30.11.2023 № 02-06-07/115365, от 31.08.2023 № 02-06-07/83273. Смотрите видеолекцию Марии Беляевой, старшего преподавателя Финансового университета при Правительстве РФ.
Видеолекция Марии Беляевой
Какие условия диктует автоматизация учета
Несмотря на то, что у вас есть право использовать бумажные формы, сделать это на практике не всегда получится из-за автоматизации учета. Разработчики бухгалтерских программ придерживаются устных требований Минфина об обязательном переходе на ЭДО. Поэтому, например, в 1С и «Парусе», еще в 2023 году заменили старую первичку на новую электронную.
Пример
Раньше, чтобы списать основное средство, комиссия учреждения оформляла акт по форме 0504104 (приказ № 52н). В 2023 году в программу 1С загрузили новый электронный акт по форме 0510454 (приказ № 61н). Таким образом, учреждения вынуждены были пользоваться новой формой акта для списания НФА, хотя официальной отмены старого документа не было.
Видеолекция Марии Беляевой
Как запараллелить два приказа
После того, как определите, какие формы будете использовать, закрепите это в учетной политике. Действуйте, исходя из специфики своего учреждения, а не потому что не хотите перемен и боитесь цифровизации.
Видеолекция Марии Беляевой
Не забудьте главное
Учреждения госсектора обязаны использовать унифицированные формы первичных документов. Поэтому те формы, аналогов которых не было в приказе № 52, а теперь их внесли в приказ № 61н, вам нужно ввести в работу. Но только в случае, если совершаете соответствующие хозяйственные операции.
А что говорят чиновники
С позицией эксперта Школы согласен заместитель руководителя Федерального казначейства Антон Дубовик. По его мнению, приказы № 52н и № 61н надо рассматривать в едином контексте, а формы выбирать, в зависимости от условий работы бухгалтерии.
Интервью с Антоном Дубовиком
Самое важное
Сейчас вы можете использовать формы первичных документов сразу из двух приказов — приказ № 52н, № 61н
Прежде чем определитесь с формами, проверьте, какие документы загружены в вашу бухгалтерскую программу
Закрепите правила применения первички в учетной политике
Портал bus.gov.ru как важный инструмент информирование населения и контролирующих органов
Обновите данные на сайте bus.gov.ru. Казначейство уже готово их проверять
С этого года у вас будут две большие сверки на сайте bus.gov.ru – 1 июля и 1 января. Территориальные управления Федерального казначейства проверят полноту и достоверность информации. Если не сойдется хоть одна цифра, - выпишут штраф. Такие правила действуют для всех без исключения учреждений. В уроке узнаете, какие данные перепроверить, когда придется заново публиковать документы и как подгрузить отчет о результатах деятельности. Попрактикуетесь по образцам сверять информацию на сайте bus.gov.ru.
Разберитесь с порядком проверок и назначьте ответственного
Специалисты Федерального казначейства будут сверять информацию об учреждении по состоянию на 1 июля отчетного финансового года и на 1 января года, следующего за ним. Так, в 2023 году первая контрольная дата — 1 июля (п. 1 Требований, утв. приказом Федерального казначейства от 23.03.2023 № 98).
Смотрите в презентации основные правила проверки
Скачайте образец приказа на назначение ответственного сотрудника, который будет вносить данные на сайт
Разберем подробно, как проверить и обновить сведения на сайте bus.gov.ru. Посмотрим, где могут быть ошибки, проблемные места, и как их устранить. Напомним, требования к сверке информации, закреплены в
приказе Федерального казначейства от 23.03.2023 № 98. Сверить данные необходимо за два года — 2022-й и 2023-й (см. чек-лист).
Если не разместить сведения об учреждении на сайте bus.gov.ru, выпишут предупреждение или административный штраф (ст. 19.7 КоАП). Так, для учреждений штраф составит от 3000 до 5000 руб.; для должностных лиц (например, руководителя учреждения) — от 300 до 500 руб. Смотрите на слайдере пошаговую инструкцию, как внести сведения на сайт bus.gov.ru.
Проверьте вплоть до буквы и цифры общие сведения
Данные в раздел «Общие сведения об учреждении» подтягиваются автоматически из сводного реестра участников и неучастников бюджетного процесса. Несмотря на это, сверьте в разделе всю информацию по буквам и цифрам, а не только наличие заполненных строк и отсканированных документов. Например, за одну неверную цифру в номере телефона контролеры могут предъявить претензию учреждению.
Чтобы исправить ошибку, сделайте заявку учредителю. Укажите, какие сведения об организации нужно изменить в сводном реестре. Не пытайтесь вручную корректировать сведения об учреждении на сайте. После обновления исправления не сохранятся.
В разделе «Общие сведения об учреждении» у вас должны быть прикреплены такие отсканированные документы: устав учреждения и изменения к нему; свидетельство о госрегистрации учреждения; решение учредителя о назначении руководителя учреждения; положения о филиалах, представительствах учреждения.
Сверьте все листы в скан-копиях документов по госзаданию
В разделе «Информация о государственном задании и его исполнении» пересмотрите каждую страницу прикрепленных электронных копий документов. Убедитесь, что все данные полностью соответствуют утвержденному госзаданию, а количество страниц в скан-копиях — количеству страниц в документах-оригиналах.
Если в скан-копиях сведений о госуслугах не хватает одного листа, заново отсканируйте документ и подгрузите его на сайт.
У вас должны быть корректные сведения о госуслугах: в показателях, которые характеризуют качество услуг; показателях объема услуг; средневзвешенной цене за единицу услуги в рублях; сведениях о нормативном документе, который устанавливает цены на услугу; сведениях о работах. Проверьте, чтобы была указана возможность взимания платы за услугу в рамках госзадания, если она есть по факту.
Удостоверьтесь, что все буквы и цифры в скан-копиях плана ФХД четкие
Раздел «Информация о плане ФХД» — более объемный для проверки. Сверьте в нем показатели и качество отсканированных документов.
Показатели плана сопоставьте в разрезе КБК и общей суммы в два этапа. Сначала сопоставьте данные с бумажным планом ФХД. Затем — с данными бухучета по счету 0.504.10.000.
Убедитесь, что все подгруженные документы четкие. Смазанные и непропечатанные документы могут расценить при проверке как ошибки. Например, при сканировании на одном листе плана ФХД смазалась дата, поэтому бухгалтеру пришлось заново прикрепить документ.
Отчет о результатах деятельности разместите в XML-формате
Убедитесь, что в разделе «Отчет о результатах деятельности учреждения и об использовании имущества» за 2022 год размещены данные за 2022 год. Если их нет, подгрузите.
Разместить данные можно только через интеграционное взаимодействие или через загрузку файла в XML-формате. Если у вас отчет сохранен в Excel-формате, то перевести файл в XML-формат можно двумя способами. Первый — из учетной программы заново выгрузить отчет в нужном формате. Второй — Excel-файл перевести в XML-формат с помощью конвертера.
Чтобы сохранить отчет в формате XML, в меню «Файл» выберите «Сохранить как». Далее укажите формат для сохранения — Таблица-XML 2003, а затем и формат — XML-данные. Но если изначально отчет о результатах деятельности составлять в Excel, а не в учетной программе, то будут сложности с конвертацией, подгрузить файл не получится: сайт выдаст ошибку. Дело в том, что Программа посчитает такую форму нарисованной, поэтому не сможет нормально сконвертировать файл.
Убедитесь, что разместили все акты проверок
Раздел «Сведения о проведенных контрольных мероприятиях и их результатах» не заявлен к казначейской проверке на 1 июля. Но советуем проверить и его. Так вы убедитесь, что обеспечили открытость и доступность сведений об учреждении. Исключите повод для внеплановой проверки и сохраните учреждению до 5000 руб. Это хоть и небольшие деньги, но тоже нужные.
Пример
Бухгалтер обнаружила, что по каким-то причинам учреждение не разместило один акт проверки за 2022 год. Она внесла недостающую информацию о периоде проверки и проверяющих, а также указала тему проверки.
У вас должны быть корректные сведения о госуслугах: в показателях, которые характеризуют качество услуг; показателях объема услуг; средневзвешенной цене за единицу услуги в рублях; сведениях о нормативном документе, который устанавливает цены на услугу; сведениях о работах. Проверьте, чтобы была указана возможность взимания платы за услугу в рамках госзадания, если она есть по факту.
Сравните признак «недоведения целевых средств» в личном кабинете учредителя
В разделе информации об операциях с целевыми средствами проверьте, правильно ли установлен признак «недоведения целевых средств» в личном кабинете учредителя по отношению к учреждениям.
Если учреждение получало целевую субсидию или субсидию на капстроительство, сверьте наименование субсидии и сумму в рублях. Кроме этого, убедитесь, что верно указали финансовый год, на который формируются сведения об операциях с целевыми средствами.
Проверьте срок размещения форм бухотчетности
В разделе с годовой отчетностью за 2022 год проверьте три момента. Во-первых, подгружены ли на сайт все три необходимые формы. Во-вторых, соответствуют ли их показатели прикрепленным скан-образцам форм отчетности. В-третьих, не просрочили ли вы дату размещения бухгалтерской отчетности на сайте.
Тренировка
Попытайтесь самостоятельно ответить на вопросы тренажера. Затем посмотрите подсказки.
Рекомендуем обсудить с директором, как разграничить полномочия по публикации сведений на сайте bus.gov.ru между финансистами, юристами и другими сотрудниками. Это снимет полную ответственность с бухгалтерии.
Самое важное
Специалисты Федерального казначейства будут сверять информацию об учреждении по состоянию на 1 июля отчетного финансового года и на 1 января года, следующего за ним
Если не разместить сведения об учреждении на сайте bus.gov.ru, выпишут предупреждение или административный штраф
Как ревизоры будут контролировать учреждения с помощью цифрового рубля
Сейчас в бюджетной сфере вводят новую систему управления госфинансами — СМАРТ-контроль, в нем будут участвовать все учреждения. Цифровой рубль — один из элементов системы. С его помощью будут контролировать нецелевые расходы, коррупцию, администрировать платежи. Чтобы работать в системе СМАРТ-контроля, вам нужно отточить навыки расчетов в цифровых рублях. Для этого мы составили данный курс. В первом уроке изучите, чем отличается использование цифры физлицами и учреждениями госсектора. Научитесь определять задачи цифрового рубля в системе СМАРТ-контроля.
Цифровой рубль в системе СМАРТ-контроля
Все уроки курса мы составили в виде интервью с экспертом, преподавателем РАНХиГС
Всеволодом Чикуновым. Вопросы задает Марина Уткина, руководитель Школы Главбуха госучреждения. Смотрите видео, изучайте дополнительную информацию и закрепляйте навыки на тренажерах.
Видео про то, как изменятся финансовые отношения при цифровом рубле
С точки зрения граждан и организаций — цифровой рубль должен упростить финансовые расчеты, сделать их удобнее и быстрее, без использования интернета. Для государства — выгода в другом. Цифровой рубль — один из этапов перехода на новую модель управления госфинансами — автоматизированный СМАРТ-контроль на базе Электронного бюджета. С помощью цифры планируют искоренить коррупцию и нецелевые расходы, снизить издержки на администрирование бюджетных платежей. Поэтому госучреждения будут активно участвовать в цифровых расчетах.
Экономия расходов за счет снижения нецелевых трат
Цифровой рубль — это набор чисел, зашифрованных в определенный код. В этом коде будет «зашит» путь рубля — откуда он поступил в учреждение, для каких целей предназначен.
Видео про то, как целевые средства «привяжут» к цифровому рублю
Процесс контроля с помощью цифрового рубля аналогичен нынешним кодам бюджетной классификации. КБК — это тоже числовой код, по которому видно цель расходов. Но если с КБК как-то можно «покрутиться», то цифровые рубли — будут железобетонно запрограммированы на конкретные расходы. Можно привести пример со штекером и гнездом зарядки на смартфоне. Если они не подходят по размеру, вы не сможете зарядить смартфон. Так и цифровой рубль: если цель не подойдет, то оплата — невозможна.
Схема. Как запрограммируют цифровой рубль
Цифровой рубль в борьбе с коррупцией
В теории зарплату бюджетников, госслужащих могут перевести на цифровые рубли. Это позволит четко видеть структуру зарплат, в том числе премий, компенсаций, стимулирующих выплат. Однако из-за низкой ликвидности цифрового рубля, использовать его в расчетах с сотрудниками неудобно.
Видео про готовность перехода расчетов на цифру
Вывод
Цифровой рубль может стать действенным инструментов в борьбе с коррупцией и нецелевыми расходами. Скорее всего, его будут использовать в госзакупках и госвыплатах населению. Например, для пособий на покупку продуктов питания малоимущим гражданам.
Тренировка
Потренируйтесь определять характеристики цифрового рубля. Это нужно, чтобы отличать его от другой нацвалюты, а также — для аналитической работы в системе СМАРТ-контроля. На тренажере соберите карточки, на которых указаны задачи цифрового рубля. Сложите их в папку.
Если учреждение будет вести расчеты с поставщиками в цифровых рублях, необходимо, чтобы у контрагента тоже был открыт цифровой кошелек. Иначе оплата цифрой будет невозможна, а значит, пропадает смысл контроля за целевыми расходами.
Самое важное
Цифровой рубль – один из этапов перехода на новую модель управления госфинансами – автоматизированный СМАРТ-контроль
Потратить цифровые деньги можно будет только на указанные цели, иначе платежи не пройдут
В цифровом рубле будет «зашит» его путь – откуда он поступил в учреждение, для каких целей предназначен
Дополнительные материалы
Правила платформы цифрового рубля
Нормативное регулирование цифрового рубля
Какие бывают электронные подписи и кому они нужны
Электронная подпись (ЭЦП) — это цифровой аналог собственноручной подписи. Она определяет, кто именно подписал тот или иной электронный документ, а также защищает его от внесения изменений. На уроке узнаете, какие бывают электронные подписи и для каких документов их можно использовать.
Электронные подписи бывают двух видов: простые и усиленные. Последние подразделяют на неквалифицированные и квалифицированные. Разница между простой и усиленной подписями — в степени защиты. Усиленные ЭЦП получают в результате шифрования с помощью специальных программ.
Простая подпись
Простая электронная подпись (простая ЭЦП) — это подпись, которая подтверждает ее использование с помощью СМС-сообщения, паролей и логинов для входа на сайт.
Такая подпись позволяет максимум определить, кто и когда подписал электронный документ, но не дает обнаружить, вносились ли в электронный документ изменения после подписания.
Неквалифицированная подпись
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная ЭЦП) — это подпись, которая создается при помощи криптографических методов шифрования. Она позволяет не только определить лицо, заверившее электронный документ, но и подтверждает, что в документ не вносили изменения после подписания.
Неквалифицированную ЭЦП приравнивают к собственноручной на бумажном носителе, когда это предусмотрено нормативно-правовым актом или соглашением об ЭДО. Такую подпись используют для электронного документооборота внутри учреждения и при отправке контрагентам. Ее можно создать самостоятельно либо получить от оператора электронной системы.
Квалифицированная подпись
Усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная ЭЦП) — самая защищенная подпись. В отличие от неквалифицированной, такую подпись безусловно приравнивают к собственноручной на бумажном носителе. Квалифицированная электронная подпись потребуется, чтобы оформлять электронные счета-фактуры, представлять отчетность в инспекцию и фонды.
Для квалифицированной подписи ключ ЭЦП и ключ проверки ЭЦП получают только в аккредитованном удостоверяющем центре. Проверить подлинность сертификата ключа проверки ЭЦП можно на сайте госуслуг. В поле «Выберите сертификат для проверки» выберите сертификат, подлинность ЭЦП которого следует подтвердить, и нажмите кнопку «Проверить». На экране будет отображена информация о результатах проверки сертификата.
Как получают электронные подписи
Простую подпись как-то специально оформлять не требуется. Пользователь получает ее автоматически, когда ему предоставляют доступ в компьютерную программу или информационную систему для электронного документооборота. Сотрудники должны собственноручно подписать уведомление об использовании простой ЭП, распечатанной из программы и придумать логин и пароль. Такая подпись просто подтверждает, что электронный документ подписал конкретный человек.
Квалифицированную ЭЦП получают в удостоверяющем центре Федерального казначейства. Центр выдает два вида подписей: для государственного органа (учреждения) и для должностных лиц.
Руководителям выдают подпись как должностному лицу, которое имеет право действовать от имени учреждения без доверенности. Такую подпись руководители используют во всех сферах деятельности учреждения. Например, для внутренних документов, для документооборота с госорганами, для закупок, для оформления платежных документов, для подписания отчетности, в том числе в ИФНС, СФР, статистику. В этой связи для налоговой отчетности не нужно получать отдельную подпись в ИФНС.
Сотрудникам выдают личные именные электронные подписи для служебной деятельности. Удостоверяющий центр Федерального казначейства изготовит ЭЦП по заявлению сотрудника, подписанному руководителем. Сотрудники могут использовать подпись для любых целей, связанных с должностными обязанностями. Например, подписывать первичные документы, регистры учета, кадровые документы.
Квалифицированная ЭЦП нужны руководителю, главному бухгалтеру, председателю комиссии учреждения. Эту подпись сотрудники должны получить в Федеральном казначействе. Если ранее уже оформили ЭЦП, повторно подписи получать не нужно. Если у сотрудника нет ЭЦП, он должен направить заявление на сертификат через портал заявителя на сайте Федерального казначейства, а затем лично прийти в ТОФК с оригиналами документов.
При первичном получении ЭЦП представить в ТОФК документы:
- заявление на сертификат, сформированное через портал заявителя на сайте Федерального казначейства;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- документ или сведения, которые подтверждают замещение должности, – для сотрудников;
- документ, подтверждающий право представителя органа власти или учреждения обращаться за получением сертификата, – для государственного органа или учреждения.
Как хранить электронные подписи
При переходе на ЭДО электронные подписи получает все больше сотрудников. Поэтому надо определить, где хранить носители с электронными подписями. Читайте в уроке, какие есть варианты, и определите оптимальный для своей бухгалтерии.
Как хранить электронную подпись зависит от ее вида. Для простой электронной подписи (ПЭП) особых условий хранения не требуется, так как она похожа на виртуальную и хранится в информационной системе, где создана. Сотрудникам, у которых есть ПЭП, достаточно знать логин и пароль или получить код доступа по СМС.
Не доверяйте PIN-коды и пароли от простых электронных подписей другим сотрудникам, есть риск, что он подпишет документы самовольно. Доказать, что подпись поставил не владелец, а постороннее лицо, почти невозможно.
Для усиленной квалифицированной подписи (ЭЦП) используйте защищенный носитель — токен. Хранить токены с ЭЦП сотрудники могут в сейфе ответственного сотрудника, не сообщая ему PIN-код.
Когда подписи есть практически у половины сотрудников учреждения, вопрос хранения стоит более остро. Самое малое, что может произойти при потере носителя с подписью, — невозможность подписать документы вовремя. Придется восстанавливать подпись. Гораздо хуже, что потерянной подписью могут также воспользоваться в противозаконных целях. Придется участвовать в судебных разбирательствах, что не очень приятно.
Посмотрите презентацию и оцените плюсы и минусы различных способов хранения.
Как видите, приоритеты могут быть разными. Удобство доступа или безопасность?
Простота организации или невысокая стоимость средств защиты? Определите, что важнее для вас.
Электронные сервисы ФНС, СФР
Как работать с разделом ЕНС в личном кабинете налогоплательщика
В разделе ЕНС личного кабинета вы можете оперативно отслеживать состояние счета, размер задолженности или переплаты, поступление и списание платежей. Здесь же есть возможность распорядиться положительным сальдо, если оно есть. В уроке узнаете, как работать с данными ЕНС из личного кабинета, как расшифровать сальдо, выгрузить и исправить данные. Перед тем, как начать изучать материал, просмотрите ознакомительный гид по разделу ЕНС.
Сальдо ЕНС отображается на главной странице личного кабинета, а также на главной странице раздела ЕНС.
Сальдо ЕНС — это разница между суммами, которые учреждение перечислило на ЕНС в качестве ЕНП, и суммами налогов и взносов, начисленных к уплате, по которым подошел срок уплаты (п. 3 ст. 11.3 НК). В сальдо ЕНС не включаются зарезервированные суммы.
Сальдо ЕНС может быть трех видов. Изучите и скачайте презентацию-памятку, в которой перечислены виды Сальдо.
Страница ЕНС
В раздел ЕНС можно перейти с главной страницы личного кабинета. Этот раздел состоит из главной страницы и дополнительных разделов.
Раздел ЕНС состоит из главной страницы и дополнительных разделов. На главной странице отображается три блока: «Сальдо ЕНС», «Предстоящие платежи» и «Зарезервировано».
Чтобы посмотреть детальную информацию по обязательствам, задолженности, предстоящим платежам, зарезервированным суммам, операциям ЕНП, процедурам взыскания и т. д., нужно перейти в соответствующие вкладки. При положительном сальдо будут недоступны вкладки «Задолженность» и «Процедуры взыскания».
Как работать с ЕНС
Сальдо ЕНС отображается на главной странице личного кабинета, а также на главной странице раздела ЕНС.
Положительное сальдо можно вернуть или зачесть. Если у вас отрицательное сальдо, налоговая инспекция может принять меры ко взысканию. При поступлении сумм на ЕНС будут списывать деньги в счет погашения долгов в порядке очередности. Информация о том, что приняты меры ко взысканию, отображается в разделе «Сальдо ЕНС» после суммы отрицательного сальдо.
В следующем уроке изучите, как работать с разделом «Предстоящие платежи» и «Зарезервировано».
Самое важное
Сальдо ЕНС может быть трех видов.
Раздел ЕНС состоит из главной страницы и дополнительных разделов
Положительное сальдо можно вернуть или зачесть
Как работать с разделом «Предстоящие платежи» и «Зарезервировано»
В этом уроке научитесь определять ближайший срок уплаты и сумму ближайшего платежа. Узнаете, в каком разделе найти декларации, расчетах или уведомления о платежах. Научитесь работать с платежами, которые налоговые инспекторы замораживают за конкретным КБК налога или взноса на основании уведомлений и заявлений о зачете.
Как работать с разделом «Предстоящие платежи»
В этом разделе ЕНС отражаются суммы обязательств, о которых налоговая инспекция уже знает и собирается их списать в ближайшее время. Сведения формируются на основании представленных предпринимателем отчетов (включая корректировочные), а также уведомлений о начислениях, платежек, решений государственных органов и т.д. В том числе в предстоящих платежах могут отражаться данные взносах за сотрудников. Величина предстоящих платежей не должна превышать размер отложенных переплат и переплат.
Предстоящие платежи – это суммы налогов и взносов, которые вы показали в декларациях, расчетах или уведомлениях, но еще не уплатили.
Здесь же указывается ближайший срок уплаты и сумма ближайшего платежа. Например, вы подали уведомление по взносам за июль, но сами взносы еще не перечислили.
Расшифровку по предстоящим платежам можно увидеть во вкладке ниже «Предстоящие платежи». Суммы в предстоящих платежах будут висеть до срока уплаты, даже если деньги на эти уплаты уже внесены на сальдо ЕНС или зарезервированы. Когда наступит срок уплаты, сумма налога будет списана из предстоящих платежей и из сальдо/резерва ЕНС.
Если перейти на вкладку «Изменение срока уплаты», то увидите платежи, по которым есть решения о налоговой рассрочке или отсрочке.
Как найти зарезервированные суммы
Зарезервированная сумма отображается в правой части личного кабинета.
Зарезервированные суммы – это платежи, которые налоговые инспекторы замораживают за конкретным КБК налога или взноса на основании уведомлений и заявлений о зачете.
Когда налоговая получит уведомление или заявление о зачете, она не позднее следующего рабочего дня зарезервирует суммы под предстоящие платежи – в пределах положительного сальдо ЕНС. Если сальдо на ЕНС недостаточно, то в резерв направится сумма в пределах сальдо, а незарезервированная сумма будет списана в дату платежа.
Зарезервированные суммы не являются ЕНП. Расшифровку зарезервированного по каждому обязательству можно увидеть во вкладке «Все обязательства» зеленым шрифтом.
А также посмотреть в разделе «Зарезервировано»
Совет
Проверьте, правильно ли посчитана зарезервированная сумма.
ИФНС может некорректно распределить средства. В таком случае после сдачи расчета или декларации ФНС может начислить пени, так как фактически обязанность будет исполнена после отражения начислений.
Если нашли ошибку, попросите переместить нужную сумму с ЕНС в резерв. Для этого через личный кабинет или ТКС подайте заявление о распоряжении путем зачета в счет исполнения предстоящей обязанности.
Зарезервированные суммы отображаются до тех пор, пока не подадите декларацию, расчет или наступит срок уплаты. После этого суммы списывают с резерва на ЕНС – сторнируют, а затем производят зачет в счет уплаты налогов или взносов, но уже по декларации или расчету. Если не представите декларацию или расчет в срок, зарезервированная сумма будет висеть в течение 10 дней. Потом эту сумму налоговики сторнируют и суммы вернут в общее сальдо ЕНС (информация на сайте ФСН).
Пример, какие суммы относят к зарезервированным
Учреждение «Вымпел» перечислило на ЕНС 25 000 руб. 23 июля 2023 года.и представило уведомления об исчисленных суммах налогов по НДФЛ:
- 25 июля за период с 23.07 по 22.08 – на 9000 руб.;
- 25 августа – за период с 23.08 по 22.09 – на 5000 руб.;
- 25 сентября – за период с 23.09 по 22.10 – на 6000 руб.
- 25 июля инспекция зарезервировала 9000 руб., 25 августа – 5000 руб., 25 сентября – 6000 руб.
Итого зарезервировано на 20 000 руб. Эти суммы находятся в резерве до 25 октября, когда будет сдан 6-НДФЛ за девять месяцев. На сальдо ЕНС числится 5000 руб.
25 октября представлен расчет, согласно которому сумма НДФЛ за период составила:
- за период с 23.07 по 22.08 – 9000 руб.;
- за период с 23.08 по 22.09 – 5500 руб.;
- за период с 23.09. по 22.10 – 6000 руб.
Инспекция 25 октября разрезервировала сумму 20 000 руб. и списала ее в счет платежей по 6-НДФЛ. Еще недостающие 500 руб. инспекция списала с ЕНС.
Налогоплательщик вправе вернуть зарезервированные суммы. Сначала вам нужно деньги разрезервировать, для этого подайте заявление об отмене зачета (п. 5.1 ст. 4 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ). Сделать это можно через личный кабинет или в электронной форме по ТКС. После того как инспекторы разрезервируют суммы и вернут деньги на ЕНС, ими можно распоряжаться: вернуть или зачесть в счет уплаты других обязательств.
Зарезервировать сумму можно и самостоятельно. Например, если налогоплательщик планирует оформить уточнённую налоговую декларацию по налогу или знает, что будет доплата налога по выездной проверке. Для этого нужно подать заявление о распоряжении путём зачета КНД 1150057 в счёт исполнения предстоящей обязанности.
Самое важное
Суммы обязательств, о которых налоговая инспекция уже знает и собирается их списать в ближайшее время отражаются в разделе «Предстоящие платежи»
Если не представите декларацию или расчет в срок, зарезервированная сумма будет висеть в течение 10 дней
Проведение операций в разделе ЕНС
В этом уроке научитесь определять операции по поступлению денег, детализировать списания и начисления. Изучите, как отменять начисления. Перед началом урока — попрактикуйтесь на специальном тренажере. Вверху на карточке — утверждение. Перенесите его в нужную колонку — «Что стоит делать на ЕНС» либо «Что опасно делать на ЕНС». Нажмите «Проверить результат».
Чтобы начать работать, перейдите во вкладку «Операции ЕНП».
Во вкладке «Операции ЕНП» можно понять, за счет чего сформировалось сальдо ЕНС. Этот раздел содержит информацию обо всех операциях с единым налоговым счетом с начала года на текущую дату.
В нем отображается начальное сальдо, все операции по поступлениям денег на ЕНС, все списания в счет уплаты, зачеты и возвраты, если такие были, а также другие операции.
Поступления денег отображаются зеленым цветом со знаком плюс. Рядом указаны реквизиты платежного поручения, по которым вы можете сверить платежи со своими данными. Списания – со знаком минус. Рядом указано, в счет какого налога или взносов произведено списание, на основании какого документа – уведомления, декларации, расчета. Данные отображаются в хронологическом порядке снизу вверх.
Как расшифровать все обязательства
Чтобы посмотреть расшифровку по обязательствам, зайдите во вкладку «Все обязательства».
Во вкладке представлена информация в разбивке по всем налогам и взносам: сальдо, предстоящие платежи и зарезервированные суммы по уведомлениям и заявлениям о зачете. Кликните по соответствующей строке – и перейдете на страницу конкретного налога, сбора, страхового взноса.
Данные можно детализировать по начислениям и списаниям. Для этого нажмите на значок стрелочки в конце строки. Отобразятся операции по выбранному налогу, КПП/ОКТМО в хронологическом порядке, которые формируют сальдо.
Как работать с разделом «Сторно»
В разделе ЕНС в различных вкладках можно увидеть операции с маркером «Сторно» внизу строки после наименования операции.
Сторно – это операции по отмене начислений.
При помощи сторнировочных операций инспекторы аннулируют начисления, например когда убирают суммы из резерва, а также исправляют технические ошибки. Это внутренние операции инспекции.
Самое важное
Раздел «Операции ЕНП» содержит информацию обо всех операциях с единым налоговым счетом с начала года на текущую дату
Данные можно детализировать по начислениям и списаниям
Как взаимодействовать с ФНС
В этом уроке изучите, как проводить операции по сверке в личном кабинете. Узнаете, как можно запросить различные справки, провести сверку по налогам и взносам, распорядиться сальдо, а также оформить и подать уведомления и запросы.
Запрос расшифровки сальдо
Расшифровку сальдо ЕНС можно запросить в блоке «Заявления. Запросы» в разделе «ЕНС» для «Запрос на справку о сальдо ЕНС».
Готовая справка будет доступна на отдельной странице «Документооборот».
Сверка
Сальдо в личном кабинете сверьте со своими учетными данными. Ошибки могут быть как в положительном, так и в отрицательном сальдо. Например, у вас в ЛК положительное сальдо, но сумма меньше, чем по вашим учетным данным.
Если данные в личном кабинете не соответствуют вашим учетным данным, вы можете запросить справку о сальдо ЕНС. Это можно сделать в личном кабинете в разделе «Заявления и запросы».
Чтобы исправить сальдо, нужно найти ошибку. Она может быть как в ваших учетных данных, так и в данных налоговой инспекции. Например, вы не провели в программе платежку или начисление либо неверно отразили данные в декларации. Ошибка может быть и в налоговой инспекции, например если потеряли платеж или произошел технический сбой. Также учитывайте особенности программы налоговиков: не все данные отображаются в ЛК сразу.
Для начала сверьте начальное сальдо на 01.01.2023. Если оно верное, сверьте все операции, которые были за период. Вам нужно проверить все платежи и все начисления. Они должны совпадать у вас и у налоговой инспекции.
В личном кабинете сверить операции по ЕНП вы можете двумя способами: в подразделах «Операции ЕНП» и «История ЕНС». Как это сделать, смотрите в видеоинструкциях.
Сначала узнаете, как сверить суммы через операции ЕНП.
Теперь посмотрите видеоинструкцию, как провести сверку сумм через историю ЕНС.
Если какие-либо платежки не отображены, их нужно найти и предоставить в ИФНС. Возможные причины ошибок в сальдо представлены в презентации. Внимательно изучите презентацию, а затем скачайте ее, чтобы использовать как памятку.
Как распорядиться положительным сальдо ЕНС
После того как вы сверили сальдо и у вас все сошлось с данными вашей учетной системы, вы можете распорядиться положительным сальдо.
Сумму можно зачесть в счет уплаты конкретных налогов или взносов или вернуть. Для этого нужно зайти в пункт меню «Распорядиться сальдо» и выбрать зачет или возврат. Налоговые инспекторы проведут зачет или возврат в течение рабочего дня, следующего за днем поступления в ИФНС заявления (п. 5 ст. 78 и п. 6 ст. 79 НК).
При выборе заявления на возврат откроется форма:
На странице по умолчанию указана сумма к возврату, соответствующая положительному сальдо ЕНС. Сумму можно отредактировать. То есть можно указать любую другую сумму, но не превышающую доступную сумму для возврата. Далее выберите банк и счет для зачисления и нажмите кнопку «Подписать и отправить».
При выборе заявления на зачет откроется форма:
В форме будет указана сумма, доступная для зачета. Чтобы заполнить заявление, нужно выбрать обязательства, в счет которых будет зачет. Для этого нажмите кнопку «Добавить обязательство». После этого откроется форма для ввода обязательств:
При выборе заявления на возврат откроется форма:
В поле КБК можно или выбрать нужное из списка, пролистав его, или ввести наименование или код КБК в поле вручную. Далее нужно выбрать из списка КПП или ввести новое КПП. Далее необходимо выбрать или добавить ОКТМО по обязательству. В соответствующие поля введите сумму зачета в пределах доступной для зачета и срок уплаты. После заполнения всех полей нажмите «Добавить» для заполнения строки заявления. После того как заявление заполнено, нажмите кнопку «Подписать и отправить».
Самое важное
Расшифровку сальдо ЕНС можно запросить в блоке «Заявления. Запросы» в разделе «ЕНС» для «Запрос на справку о сальдо ЕНС»
Необходимо проводить сверку сальдо в личном кабинете, чтобы не допустить ошибок
Работа в российском приложении Р7-Офис
Как устроен табличный редактор Р7-Офис. Знакомство с интерфейсом
Р7-Офис — это отечественный офисный пакет, аналог Microsoft Office. Он входит в реестр разрешенного ПО и позволяет российским учреждениям пользоваться всеми программами платформы независимо от изменений политики иностранных компаний. В пакет программ входит целый ряд приложений, а в этой программе эксперт по электронным таблицам Андрей Урбанович расскажет о работе с табличным редактором Р7.
В рамках импортозамещения работники многих учреждений переходят с зарубежных программных продуктов на отечественные. В частности, на Р7-Офис. Он входит в Реестр отечественного ПО и нет опасности, что этот продукт уйдет из России или попадет под запрет.
Табличный редактор существует не в виде отдельной программы, а является составной частью Р7-Офис. При запуске открывается стартовая страница, где пользователь выбирает, какой документ он хочет создать — таблицу, текстовый документ или презентацию. Все они откроются на отдельных закладках, но внутри одной программы.
Интерфейс электронных таблиц Р7-Офис похож на привычный для большинства пользователей Microsoft Excel. Однако есть некоторые отличия.
Большинство функций находится в верхнем меню. На самом верху расположены быстрые команды: «сохранить», «печать», «повтор...» и «отмена последних действий». Ниже — кнопки «копировать», «вырезать», «вставить» и «выделить всё». В отличие от Excel, панель быстрого доступа фиксированная и не настраивается.
Строка формул работает в точности, как в Excel. По клику на ячейку в строке отображается ее содержимое, а при вводе знака = начинается выбор формулы. Часть функций вынесена в меню справа. По умолчанию оно неактивно, но становится доступным, когда пользователь начинает работу с определенными элементами — например, открывает сводную таблицу. По наведению курсора мыши можно прочитать всплывающие подсказки к представленным на панеди функциям.
В верхнем меню справа есть шаблоны для форматирования, кнопка «Сумма» и другие базовые функции. Больше функций можно найти во вложенных меню. На вкладке «Формула» есть кнопка «Функция» – здесь можно выбрать «все» и посмотреть полный список функций или найти конкретную.
Навигация привычная: полосы прокрутки снизу и справа, список листов — снизу страницы. По клику правой кнопкой мыши листы можно копировать, перемещать и переименовывать. Обратите внимание, что в отличие от Excel, листы нельзя скопировать или перенести в другую книгу, все перемещения работают только в пределах одной книги.
Самое важное
Табличный редактор существует не в виде отдельной программы, а является составной частью Р7-Офис
Интерфейс электронных таблиц Р7-Офис похож на привычный для большинства пользователей Microsoft Excel
В отличие от Excel, листы нельзя скопировать или перенести в другую книгу, все перемещения работают только в пределах одной книги
Как работать с книгами и листами в Р7-Офис
На этом уроке потренируетесь проводить операции с файлами, книгами и листами в приложении Р7-Офис. Узнаете, как открывать файлы Excel и надо ли их конвертировать в другой формат, чтобы можно было работать с ними в Р7-Офис.
Книги. В приложении Р7-Офис можно работать с файлами, созданными в Excel. Если на компьютере установлено только Р7, файл откроется как обычно, по двойному клику. Если есть и Р7, и Excel, то надо кликнуть правой кнопкой мыши по иконке и в контекстном меню выбрать программу через пункт «Открыть с помощью».
Создавать электронные таблицы можно аналогично: или из приложения, или через контекстное меню по клику на иконку.
Сохранить созданный файл или изменения в существующем можно стандартным образом: по клику на иконку «Сохранить» в меню или комбинацией клавиш Ctrl + S. Если нужно оставить и старую, и новую версию файла, воспользуйтесь командой «Сохранить как» в меню или комбинацией Ctrl + Shift + S. При сохранении новых файлов надо будет указать папку, где они будут храниться.
Листы. Новые листы создаются по кнопке + (плюс) внизу страницы. По клику правой кнопкой мыши листы можно копировать, перемещать и переименовывать. Все эти действия можно выполнить нескольким способами. Для переименования достаточно двойного клика на название листа — выскочит окошко, куда надо вписать новое наименование. Копировать можно с использованием горячих клавиш. Просто зажмите клавишу Ctrl, кликните название листа левой кнопкой мыши и перетащите ее вбок. Перетаскивание выполняется мышью: захватите нужный лист и переместите в нужное место.
Пользуйтесь контекстным меню, когда в книге много листов и есть риск запутаться, если просто тащить лист мышью.
Обратите внимание, что в отличие от Excel, листы нельзя скопировать или перенести в другую книгу, все перемещения работают только в пределах одной книги.
Если надо удалить несколько листов, выделите их, зажав клавишу Ctrl. Либо, если все они стоят подряд, зажмите клавишу Shift и выделите первый и последний листы в диапазоне.
Если листов много, перемещаться по ним можно как пролистыванием стрелками, так и с помощью списка, иконка которого находится рядом с плюсиком внизу страницы.
Самое важное
В приложении Р7-Офис можно работать с файлами, созданными в Excel
Создавать электронные таблицы можно из приложения или через контекстное меню по клику на иконку
Новые листы создаются по кнопке «плюс» внизу страницы
Копировать, перемещать и переименовывать листы можно несколькими способами, например, по двойному клику мышью или с помощью горячих клавиш
Как работать со строками, столбцами, ячейками и диапазонами в Р7-Офис
На этом уроке научитесь работать с такими объектами электронных таблиц, как строки, столбцы и диапазоны. Потренируетесь грамотно добавлять, удалять и перемещать эти элементы таблицы, так, чтобы экономить время и не терять данные.
Чтобы выделить в Р7-офис строку целиком, кликните правой кнопкой мыши по букве в заголовке строки. Если надо удалить столбец, вызовите правой кнопкой мыши контекстное меню и выберите там «удалить» или нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Shift + «–» (минус). Аналогичным образом можно выделять и удалять строки.
Для добавления выделите строку или столбец, перед которыми хотите сделать вставку, вызовите правой кнопкой контекстное меню и выберите в нем «Вставить строку сверху» или «Вставить столбец слева». Вставить строки или столбцы также можно при помощи клавиш Ctrl + Shift + «+» (плюс).
Вставку строк или столбцов часто ошибочно пытаются выполнить с помощью пункта «Вставить» в контекстном меню. Однако этот пункт надо использовать, если требуется вставить содержимое буфера обмена.
Если надо добавить два элемента и более, перед вставкой выделите столько строк или столбцов, сколько хотите добавить. Дальше действия такие же, как при вставке одного элемента.
Для копирования диапазона его надо выделить. Это можно сделать либо мышью, либо сочетанием клавиш. В первом случае кликните по левой верхней ячейке диапазона, зажмите мышь и ведите выделение до нижней правой ячейки. Во втором случае кликните по верхней левой ячейке, зажмите клавишу Shift и кликните нижнюю правую ячейку. Можно выделять и стрелками на клавиатуре, зажав одновременно Ctrl + Shift. В этом случае программа автоматически выделит все ячейки до последней заполненной.
Копирование — правой кнопкой мыши или скопировать при помощи Ctrl + С, затем вставить через Ctrl + V. Помимо этого в Р7-Офис для выделения, копирования и вставки можно воспользоваться кнопками на панели инструментов.
Чтобы скрыть столбец или строку, выделите его и в контекстном меню по правой кнопке мыши выберите «Скрыть». Если надо отобразить скрытый элемент, выделите мышью строки или столбцы, между которыми он находится, и в контекстном меню выберите «Показать».
Бывают ситуации, когда внесенные в таблицу данные неудобны для восприятия, потому что не умещаются в ячейку. Самый быстрый способ сделать информацию более удобной для восприятия — это изменить высоту строк и ширину столбцов. Это можно сделать вручную, потянув за край или кликнув на границу с названием, но если таблица большая, то процесс затянется.
Чтобы ускорить процесс, выделите заголовки нужных строк или столбцов и правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню. В нем выберите пункт «Задать ширину столбца» или «Задать высоту строки». Здесь можно установить автоподбор, при котором программа сама подберет размеры в зависимости от содержимого ячеек, или выставить параметры вручную.
Диапазон можно выделить и перетащить мышью за любой край этого диапазона. Также сместить диапазон можно, удалив или добавив ячейки, строки или столбцы. Для удаления надо вызвать контекстное меню, выбрать пункт «Удалить» и далее выбрать, что именно удалять и в какую сторону будет происходить смещение. Аналогичным образом происходит добавление, только в этом случае понадобится пункт «Добавить».
Ввод и автозаполнение данных в Р7-Офис
На этом уроке изучите, как вводить данные, как перемещаться между ячейками и выполнять автозаполнение строк и столбцов.
Ввод данных можно осуществлять несколькими комбинациями клавиш. Если ввести данные и нажать клавишу Enter, активная ячейка переместится вниз. При использовании клавиш Ctrl + Enter вы останетесь в той же ячейке, а если нажмете Tab, то попадете в ячейку справа.
Автозаполнение. Протягивать цифры Р7 умеет, если подсказать ей шаг. Иными словами, если протягивать ячейку с цифрой 1, программа скопирует эту цифру на весь выбранный диапазон. А вот если «подсказать» программе и ввести в соседние ячейки цифры 1 и 2, то удастся получить про протягивании последовательность: 1, 2, 3, 4, 5 и т.д.
В отличие от Excel программа Р7-Офисе не умеет автозаполнять даты, месяца и дни недели. Всю такую информацию придется вносить вручную.
Самое важное
Ввод данных можно осуществлять несколькими комбинациями клавиш
Протягивать цифры Р7 умеет, если подсказать ей шаг
В отличие от Excel программа Р7-Офисе не умеет автозаполнять даты, месяца и дни недели. Всю такую информацию придется вносить вручную
Какие форматы данных есть в Р7-Офис
На уроке разберетесь, какие операции можно, а какие нельзя в определенных формата. Научитесь различать, какой формат используется в данный момент.
Программа Р7-Офис использует те же форматы данных, что и Excel. И аналогичным образом визуализирует форматы, чтобы проще было отличать их друг от друга. Например, числовые данные всегда будут стоять с правого края ячеек, а текстовые — с левого. По умолчанию в программе используется формат «Общий».
Важно различать форматы, поскольку с некоторыми из них можно производить не все операции. Например, данные в текстовом формате, даже если выглядят как число, не будут учитываться при расчетах
Если надо перевести данные в любой формат, выделите их и воспользуйтесь меню «Формат данных» на вкладке «Главное».
Разделитель долей в таблицах — запятая. Числа, где десятые отделены от целых точкой, программа посчитает текстом. Также текстом для нее будет любое число, перед которым стоит апостроф.
С некоторыми числами программа все равно может производить операции, даже если они имеют текстовый формат. Например, если это число без каких-либо дополнительных символов. Однако чтобы не путаться и не допускать ошибок в расчетах, лучше следить, чтобы формат был правильным.
Обратите внимание на формат «Особый». Он позволяет очень по-разному визуализировать информацию, не препятствуя при этом вычислениям. Вы можете убирать и добавлять разряды, вписывать дополнительные слова, и т.д.
Самое важное
Программа Р7-Офис визуализирует форматы, чтобы проще было отличать их друг от друга
Числовые данные всегда стоят с правого края ячеек, а текстовые — с левого
Если надо перевести данные в любой формат, выделите их и воспользуйтесь меню «Формат данных» на вкладке «Главное»
Разделитель долей в таблицах — запятая. Числа, где десятые отделены от целых точкой, программа посчитает текстом
Как работают вычисления в программе Р7-Офис
Операции с числами
Для простых вычислений программу Р7-Офис можно использовать в качестве калькулятора: ввести числа и математические знаки прямо в ячейку и нажать Enter. Можно вводить как сами числа, так и ячейки, в которых они находятся. Вычисления производятся по стандартным математическим правилам, например, первым производится умножение. Используйте скобки, чтобы порядок был правильным.
Если надо рассчитать большой объем данных, то это надо уже делать с помощью интервалов. Как и в Excel, любая формула в Р7-Офис начинается со знака = (равно). Дальше выберите формулу и диапазон ячеек, которые будут участвовать в вычислениях. Это можно сделать или мышью, или вручную вписать начальную и конечную ячейки диапазона.
Формулы можно протягивать тремя способами:
- зажать мышью правый нижний угол ячейки и вручную протянуть на нужное количество ячеек;
- сделать двойной клик на правый нижний угол ячейки;
- скопировать формулу, выделить диапазон, куда эту формулу надо распространить, и вставить ее
Операции с датой и временем
Началом отсчета для программы является 01.01.1900 года, то есть ему в формате даты будет соответствовать цифра «1». Соответственно, цифра 2 = 02.01.1900, 3 = 03.01.1900 и т.д. Этот принцип и используется при всех операциях с датами.
Чтобы получать корректные результаты при сложении даты, надо учитывать такой нюанс: программа уже учитывает исходную дату в расчете и таким образом она дублируется. Поэтому в формуле надо вычесть единицу. При вычитании соответственно вычитается лишний день, то есть в формуле надо эту единицу прибавить.
В отношении времени программа Р7-Офис также считает единицей сутки. То есть в числовом формате любой отрезок меньше суток будет отображен как их доля. Например, 6 часов = 0,25. Однако для расчетов учитывать этот момент чаще всего не обязательно, достаточно просто сложить или вычесть содержимое ячеек, выставленное в формате времени.
Самое важное
Для простых вычислений программу Р7-Офис можно использовать в качестве калькулятора
Для операций с большим объемом данных удобнее выделять интервалы
Любую формулу можно протянуть по столбцу или строке
Как применять абсолютные и относительные ссылки в программе Р7-Офис
Относительные и абсолютны ссылки используют в формулах, чтобы зафиксировать определенные данные. В уроке изучите, чем отличаются относительные и абсолютные ссылки, потренируетесь прописывать их.
Относительные и абсолютные ссылки в Р7-Офис обозначаются в формулах значками $.
$A$1 — это абсолютная ссылка. Если она стоит в формуле, то как бы эту формулу ни протягивали, эта ячейка будет в ней закреплена.
$A1 — относительная ссылка с закрепленным именем столбца. Если протягивать формулу, столбец останется прежним, а строка будет меняться.
A$1 — относительная ссылка с закрепленным номером строки. Здесь, соответственно, наоборот, меняется столбец, но фиксируется строка.
Как и в программе Excel, знак $ можно добавить вручную или с помощью клавиши F4. Чтобы превратить относительную ссылку в абсолютную, ее надо выделить мышью и нажать F4.
Ссылаться можно не только на ячейку, но и на диапазон, в том числе на другом листе. Чтобы это можно было сделать, диапазону надо присвоить имя. Для этого воспользуйтесь кнопкой «Именованные диапазоны» на панели инструментов.
Настройка работы в 1С
Программа 1С в системе цифровизации бухучета: какие навыки вам необходимы
В этом курсе изучите, как интегрировать 1С с другими программами и информационными системами, чтобы вести расчеты с казначейством. Научитесь, как организовать онлайн-работу в 1С, или работу в облаке, чтобы. координировать бухучет на всех участках работы, независимо от местонахождения сотрудников. Попрактикуетесь обновлять программу по свежим релизам. А также — консолидировать показатели.
Уроки для вас составили ведущие эксперты России: Юлия Казанцева, главный бухгалтер ГБУ Мой семейный центр «Молодая гвардия» Департамента труда и соцзащиты населения города Москвы и Наталья Стахнева, сертифицированный специалист по работе с программами 1С в госучреждениях.
Авторы курса
Что изучите в этом курсе:
- расположение вашей базы 1С, чтобы следить за обновлениями и не забывать о резервном копировании;
- интеграция с другими программами — необходимо, если обмениваетесь данными с контролирующими органами, банками, контрагентами.
- синхронизация конфигураций — нужна, чтобы выгружать начисления из 1С: Зарплата и кадры;
- обновление 1С — навык пригодится, чтобы не пропустить важные изменения.
Изучайте уроки и планируйте работу своей бухгалтерии с помощью программы 1С:БГУ.
Как может размещаться информационная база 1С
Существуют три основных варианта размещения: локально, на сервере и в облаке. Для обычного пользователя разницы практически нет, просто в одном варианте бухгалтер заходит в программу через ярлык на рабочем столе, а в другом — из браузера. Однако представление о вариантах размещения все-таки лучше иметь, и вот почему. Во-первых чтобы следить за обновлениями, поскольку где-то они происходят автоматически, а где-то требуется ваше участие. Во вторых — из соображений безопасности. Если база «живет» в облаке или на сервере, то резервные копии делаются автоматически. А вот при локальном размещении копировать должен пользователь. Посмотрите видео Натальи Стахневой, сертифицированного специалиста по работе с программами 1С, и проверьте версию свой программы.
Локальное размещение
В данном случае программа устанавливается на один конкретный компьютер и работает только на нем. Это самое распространенное размещение для небольших организаций. Такой вариант стоит недорого и не требует специфического обслуживания. Однако необходимо соблюдать рекомендованные технические характеристики при выборе персонального компьютера для установки 1С.
Платформа и конфигурация устанавливается непосредственно на рабочий компьютер. С одной базой могут работать несколько пользователей.
Размещение на сервере
Это оптимальный вариант для учреждений с количеством пользователей больше десяти. Главные плюсы — это надежность работы, вход с любого компьютера, защищенность базы, возможность разместить большое количество баз. Не придется волноваться, что сломается компьютер или его украдут. Минусом будет высокая стоимость оборудования и лицензий, а также потребность в системном администраторе.
Можно не покупать сервер, а, например, арендовать место на сервере у другой организации. Стоимость аренды для каждого пользователя намного меньше, чем траты на покупку сервера и его содержание.
Облачное размещение
Этот вариант также называют 1С:Фреш. В этом случае информационная база 1С публикуется в специальном облачном сервере. При входе 1С запрашивает данные для авторизации и после этого можно работать в базе. Вариант удобен для удаленной работы.
Способ похож на серверное размещение, но имеет некоторые отличия: для облачного архива используются очень мощные серверы, что позволяет размещать почти неограниченное количество баз. В режиме круглосуточной поддержки системные администраторы контролируют безопасность данных.
Из плюсов: не нужно устанавливать лицензии на ПК, нет серьезных требований к компьютеру, невысокая стоимость аренды. Автоматически настраивается резервное копирование данных. Базы защищены от несанкционированного использования внешних обработок. Обновление типовых конфигураций и платформ происходит автоматически.
Из минусов: доступ к базе возможен только через интернет.
Самое важное
При локальном размещении 1С устанавливается на один конкретный компьютер и работает только на нем
Размещение на сервере — централизованное, учреждение покупает определенное количество лицензий и раздает их сотрудникам
Облачное размещение также называют 1С:Фреш. В этом случае информационная база 1С публикуется в специальном облачном сервере
Как обмениваться данными между 1С и другими программами
Программа 1С давно перестала быть обособленной базой данных. При работе постоянно возникает необходимость получать данные извне, обмениваться ими со смежными и сторонними сервисами. Начиная от начальной загрузки данных в 1С, переноса данных между базами, до обмена данными с сайтами, банками, контролирующими органами. Этот обмен программы 1С с другими источниками информации и называется интеграция, которая помогает решить множество задач.
Обмен данными может быть как разовым, так и регулярным. Задачи разовой интеграции возникают в начале работы с 1С или при переходе с других учетных систем на 1С — и тут поможет автоматическая загрузка данных, справочников и т.п. При переносе данных большого объема интеграция значительно экономит время, и не надо вносить информацию в систему вручную.
В процессе работы с программой у пользователя возникают задачи, требующие регулярный обмен с другими базами 1С, сервисами, приложениями и т.д.
Синхронизация конфигураций — это обмен данными между двумя информационными базами. Например, если начисления выгружают из 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения в 1С: Бухгалтерию государственного учреждения.
Еще возможен обмен данными с различным оборудованием. Сканеры штрихкодов, онлайн кассы, эквайринговые терминалы, терминалы сбора данных и другое оборудование.
Конфигурации 1С поддерживают различные варианты интеграция с различными сервисами и системами госорганов. Например, с ЕГАИС, ВетИС (Меркурий), ГИС ГМП, ИС МП «Честный знак».
Еще один из вариантов обмена данных — сервисы 1С, такие, как 1С:Номенклатура, который позволяет загружать и обновлять номенклатуру в своей базе, 1С:Контрагент поможет пользователю автоматически заполнить данные контрагентов по ИНН используя данные базы ЕГРЮЛ, 1С-ЭДО поможет осуществлять обмен документами с контрагентами, 1С:Кабинет сотрудника – обмен кадровыми документами (КЭДО).
Есть возможность обмена данными с СУФД-порталом (Система удаленного финансового документооборота). Пользователь-клиент Федерального казначейства может управлять своими платежами, финансовыми документами и иметь доступ к актуальной отчетности непосредственно из 1С: Бухгалтерия государственного учреждения.
Самое важное
Обмен данными может в начале работы с 1С или при переходе с других учетных систем, чтобы не вносить информацию в систему вручную
Начисления можно выгружать из 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения в 1С: Бухгалтерию государственного учреждения
Возможен обмен данными с различным оборудованием: сканерами штрихкодов, онлайн-кассами, терминалами сбора данных и др.
Конфигурации 1С поддерживают интеграцию с сервисами и системами госорганов: ЕГАИС, ГИС ГМП, ИС МП «Честный знак».
Как выгружать отчетность в программы консолидации
Регламентированную отчетность можно автоматически выгружать, чтобы снизить риски ошибок и делать работу быстрее. Форматы выгрузки у каждого ведомства и системы, которым вы передаете отчетность, свои. Также свои форматы для казенных, бюджетных и автономных учреждений.Смотрите краткую видеоинструкцию эксперта о том, где выгрузить отчеты и как выбрать правильный формат.
Чтобы выгрузить отчет, зайдите в раздел «Справочники» — «1С-Отчетность» и выберите нужные отчеты. Кнопка «Выгрузить» есть как в журнале, так и в каждом отдельном документе. Выберите формат обмена в зависимости от того, куда потом будете загружать свой отчет. Укажите способ выгрузки и папку.
После этого уже заходите в ту программу, через которую передаете данные, и загрузите тот файл, который сохранили из 1С на свой компьютер.
Самое важное
Чтобы выгрузить отчет, зайдите в раздел «Справочники» — «1С-Отчетность» и выберите нужные отчеты
Выберите формат обмена в зависимости от того, куда потом будете загружать свой отчет
После этого уже заходите в ту программу, через которую передаете данные, и загрузите тот файл, который сохранили из 1С на свой компьютер
Как обновлять программу 1С
Программа 1С постоянно меняется — разработчики исправляют ошибки, добавляют новые документы и настройки, связанные с изменением законодательства. Чтобы работать в максимально актуальной версии, пользователю надо регулярно обновлять программу. Некоторые виды операций должны выполнять только специалисты по 1С, но есть и те, которые доступны любому пользователю 1С. На этом уроке преподаватель школы Юлия Казанцева в видеоинструкции показывает, как обновлять 1С.
Прежде чем обновлять программу, надо убедиться в наличии обновлений. Актуальную версию программы можно посмотреть на сайте https://releases.1c.ru/total. Ваша версия указана в разделе «О программе», пункт «Конфигурация».
Перед любым обновлением программы обязательно сделайте резервную копию. Для этого перейдите в раздел «Администрирование» — «Обслуживание» — «Резервное копирование и восстановление» — «Создание резервной копии». Программа предложит выбрать каталог, куда сохранять копию. Укажите папку и нажмите кнопку «Сохранить». Подождите, пока программ выполнит копирование и перезагрузится.
Чтобы не потерять резервную копию, обязательно сохраните ее не только на своем локальном компьютере, но и продублируйте на внешний носитель — например, флешку
Теперь приступаем к обновлению. Его можно запустить со страницы «Монитор портала 1С:ИТС» («Главное» — «Информация и поддержка«). Кликните по ссылке «Доступно обновление программы» — «Установить обновление».
Также выполнить обновление можно через раздел «Администрирование» — «Обслуживание» — «Обновление программы». Зайдите в подраздел «Установка обновлений и исправлений (патчей)». Программа запросит выбрать источник обновления. Если у вас компьютер без интернета, и обновления приходят на внешних носителях, например, флешках, то выберите пункт «Укажите файл обновления или исправлений». В нашем примере обновление можно получить напрямую с портала 1С, поэтому здесь надо выбрать пункт «Файл обновления не требуется». Внизу окна кликните по ссылке «Поиск и установка обновлений с портала 1С».
Программа покажет, что доступен дистрибутив обновления. Кликните «Подробнее». По умолчанию там будет проставлена галочка на пункте «Обновление конфигурации», так и оставляем. Нажмите кнопку «Далее». Если не требуется отложить обновление, то оставьте выбор на чекбоксе «Установить обновление прямо сейчас» и снова нажмите «Далее». Запустится процесс обновления. Скорость обновления зависит от размера вашей базы, ее наполнения и скорости интернета.
После завершения обновления программа снова перезапустится и покажет результат изменений. Вы можете убедиться в том, что у вас установлена последняя версия конфигурации и посмотреть, что в ней появилось нового.
Самое важное
Прежде чем обновлять программу, надо убедиться в наличии обновлений
Перед любым обновлением программы обязательно сделайте резервную копию
Скорость обновления зависит от размера вашей базы, ее наполнения и скорости интернета
Как отрегулировать работу с компьютером и оргтехникой
Как настроить браузер: практикум на примере Yandex
В этом уроке потренируетесь настраивать браузер, чтобы упростить и ускорить работу на компьютере, снизить риск утечки информации. Урок состоит из видеоинструкций и тренажеров. Мы будем изучать браузеры на пример Yandex, поскольку он установлен на компьютерах в большинстве учреждений госсектора. Вы научитесь пользоваться общими настройками, делать в браузере скриншоты, устанавливать пароли и сортировать информацию по папкам. Посмотрите вводное видео. Затем закрепите навыки на тренажере.
Вы просмотрели видео о том, как начать работу с браузером, теперь закрепите знания на тренажере.
Тренировка: определите, какие суждения верные, а какие — нет. Нажмите соответствующую кнопку, затем прочтите правильный отчет.
Как использовать встроенный редактор
В следующем видео изучите одно из главных преимуществ браузера Yandex — встроенный редактор скриншотов. Снимки экрана можно производить, нажав на клавишу Print Screen на клавиатуре либо по любой другой из предложенных комбинаций клавиш. После видео выполните задание на тренажере.
Тренировка: прочитайте вопрос, подумайте, как на него ответить. Только после того, как самостоятельно найдете ответ, переверните карточку и прочитайте пояснение.
Как загружать документы
Часто при загрузке файлов и приложений пользователи не могут их найти. Разберем в видео, как же найти нужную папку и больше не терять документы.
Тренировка: в этом тренажере вам опять нужно выбрать верный вариант. После этого смотрите правильный ответ на обороте карточки.
Как обеспечить информационную безопасность
Для работы бухгалтера важна информационная безопасность. Ведь он отвечает за финансы учреждения. А в бюджетной сфере есть еще и гостайна, за разглашение которой грозит уголовная ответственность. Поэтому важно правильно хранить пароли, не допустить злоумышленников в свой аккаунт. Как это делать, смотрите в видео.
Тренировка: в последнем тренажере вновь будут вопроса на карточка-перевертышах. Подумайте над ответом, потом прочитайте пояснение на обороте.
Теперь вы знаете, как работать с браузером Yandex. Если пользуетесь другим браузером, изучите в нем аналогичные настройки. Ведь они могут значительно облегчить вам работу и сэкономить время. Переходите в другие уроки, выясните, как отрегулировать рабочее место на компьютере.
Самое важное
Перед тем, как начать работу в браузере, зайдите в свой аккаунт.
Редактировать снимки экрана можно прямо в браузере Yandex.
Чтобы обеспечить информационную безопасность, менять пароли нужно минимум раз в полгода
Как проверить на компьютере память, поставить правильное расширение экрана и наладить звук
В уроке научитесь, как просмотреть заполнение накопителя устройства, удалить лишнее. Это необходимо для оптимальной и быстрой работы вашего устройства. Потренируетесь, как отрегулировать параметры разрешения экрана, чтобы отображение картинки было качественным, а также звуковую передачу. Смотрите вводное видео.
Чтобы открыть меню параметров памяти компьютера, перейдите в Меню пуск, расположенное снизу на панели задач. Затем выберите «Параметры».
После этого у вас откроется окно параметров компьютера. Вам нужно выбрать вариант «Система».
Далее откройте раздел «Память».
Здесь вы увидите общее заполнение устройства.
Гигабайты, мегабайты и килобайты являются стандартными единицами измерения объема данных и широко используются при работе с компьютерами.
Гигабайты используются для измерения больших объемов данных, таких как видеофайлы высокого разрешения или большие программы.
Гигабайты используются для измерения больших объемов данных, таких как видеофайлы высокого разрешения или большие программы.
Далее, нужно проскролить страницу вниз с помощью колесика мышки. Здесь увидите раздел «Временные файлы». Переходите в раздел, кликнув по его названию.
Когда откроется окно «Временных файлов», компьютер начнет считывать количество информации, это может занять несколько минут.
После этого, на экране отобразятся названия системных папок и количество заполненной информации в них, которая также выражается электронными единицами измерения.
Временными файлами называют данные, которые создает операционная система и программы во время работы. Чтобы не хранить всю текущую информацию в оперативной памяти, приложения сохраняют документы в отдельных папках, откуда подгружают их по мере необходимости. Это могут быть файлы браузера, дистрибутивы и резервные копии документов. Например, если вы не сохраните текст в Word и случайно закроете программу, она предложит восстановить данные, используя временные файлы.
Чтобы удалить временные файлы, нужно выбрать необходимые разделы и кликнуть по «Удалить файлы». Очень важно при этом снять с выделения папку с «Загрузками», иначе все файлы, скаченные на устройство и хранящиеся в этой папке также удалятся.
Как разобраться «со звуком»
Теперь изучим, как сделать так, чтобы «было все слышно».
Чтобы отрегулировать параметры звука, нужно повторить процедуру открытия раздела «Система», через меню «Параметры», о которой рассказывалось в начале урока.
Далее, переходим в подраздел «Звук».
Здесь — информация о воспроизводящем звук устройстве (выводящем), а также об устройстве, с помощью которого бухгалтер может передавать звук обратно на компьютер, например, записывать голосовое сообщение или проводить звонок.
Чаще всего, проблема возникает, когда пользователь не может слышать звуки компьютера. Такая ситуация возникает, потому что нужно проверить, подключено ли выводящее устройство к ПК (например, наушники) или к нему подключено несколько выводящих устройств.
Чтобы проверить, какое устройство используется сейчас, обратите внимание на вариант «Выберите устройство вывода» и нажмите на поле с его названием. Высветится несколько вариантов подключенных аудиоустройств к компьютеру.
Название аудиоустройство, которое пользователь видит, не открывая последующие, и есть то, которое воспроизводит звук сейчас.
Чтобы проверить или переключиться с устройства на устройство выберите его и прокликайте по «Общей громкости». Если вы не слышите характерный сигнал — устройство не работает. При таком варианте следует выбрать «Устранение неполадок».
Также, вы можете проверить звук кликнув по варианту «Управление звуковыми устройствами». Откроется окно управления, в котором отобразятся все устройства, подключенные к компьютеру. Вы можете проверить аудио, выбрав вариант «Проверка», либо отключить устройство, также выбрав соответствующий вариант.
При проверке, если с выводом все в порядке, появится характерный звуковой сигнал.
Что делать, если картинка «расширилась»
Бывает так, что разрешение экрана меняется и картинка для пользователя становится широкой с нечетким рисунком и текстом.
Образец. Разрешение экрана выставлено неверно
Чтобы отрегулировать эту проблему, зайдите в подраздел «Дисплей». И перейдите в меню «Масштаба и разметки». Здесь можно поменять разрешение вывода изображения на экран.
Разрешение экрана измеряется в единице измерения — пикселях.
Растровое компьютерное изображение состоит из пикселей, расположенных по строкам и столбцам. Чем больше пикселей на единицу площади содержит изображение, тем более оно детально.
Растровое компьютерное изображение состоит из пикселей, расположенных по строкам и столбцам. Чем больше пикселей на единицу площади содержит изображение, тем более оно детально.
Откройте поле с параметрами разрешения, кликнув по нему кнопкой мыши. Далее, выберите удобное для вас. Наилучшим вариантом является рекомендованное разрешение экрана — 1920 х 1080.
В следующем уроке, изучите, как устанавливать программы на компьютер.
Самое важное
Параметры настройки звука, памяти и разрешения дисплея (экрана) находятся в разделе «Система» параметров компьютера
Существуют электронные единицы измерения. Например память накопителя можно измерить в гигабайтах, а разрешение экрана — в пикселях
Как установить программу на компьютер и удалить ее — общие правила и безопасность
Чтобы записывать скринкасты, общаться в чатах с коллегами, просматривать определенные форматы файлов, вам могут понадобиться дополнительные программы или мессенджеры. В этом уроке попрактикуетесь скачивать их из интернета и устанавливать на компьютере. А также — удалять, если необходимость отпала, а программа занимает память устройства.
С чего начать установку программы
Скачивать файлы можно напрямую с сайта компании-разработчика. При этом программа не сразу «встанет» на компьютер в нужном расширении. Сначала на устройство загружают расширение EXE , а после устанавливать программу.
Кнопка на скачивание EXE
Нажмите на кнопку скачивания , система автоматически загрузит файлы в специальную папку. После этого файлы можно отсортировать в другие папки.
EXE. — это программа, которую можно запустить в операционной системе Microsoft Windows. Разработчики приложений чаще всего публикуют свои программы для ОС Windows в исполняемом формате в виде файлов.
Где искать загруженные файлы
Просмотреть, куда загружены файлы, можно в настройках браузера, в разделе «Загрузки» или «Скачанные файлы». например, в браузере Yandex можно сразу перейти в папку для загрузок через значок на верхней панели управления.
Загрузки в браузере Yandex
Пользователи Google Chrome могут просмотреть и поменять папку загрузки через настройки браузера в разделе «Скачанные файлы».
Скачанные файлы в Google Chrome
Как открыть файлы
После того, как файл EXE загрузился на ваш ПК, снова перейдите в загрузки через верхнюю панель управления и выберите «Открыть».
Открытие загруженных файлов
У вас откроется окно загрузки файла. Чтобы начать установку, кликните по варианту «Запустить».
Запуск скачанных фалов
Как скачать программу
Вы можете выбрать язык устанавливаемой программы, системную папку для хранения программных файлов. Просмотрите обучающие видео о том, как установить на ПК мессенджер «Телеграм».
На памятке мы отметили основные шаги, которые вам необходимо сделать для загрузки мессенджера.
Напомним, что в некоторых учреждениях стоит защита на установку программ. Вам понадобится помощь системного администратора. Иногда установить программу на рабочий компьютер невозможно, работодатель это не позволяет.
Как удалить программу
Наиболее удобный способ удалить компоненты программы с компьютера — специализированные утилиты. Например, CCleaner. Однако это еще и затратный способ. Утилита может много весить — занимать большой объем памяти на накопителе. Рассмотрим два менее затратных варианта.
Первый вариант: через меню «Пуск» с помощью «Проводника», или используя ярлык на Рабочем столе, зайдите в «Этот компьютер». Сверху на панели управления нажмите «Удалить или изменить программу». Откроется меню параметров приложений. Внизу увидите список приложений. Найдите нужное и выберите вариант «Удалить».
Кнопки для удаления программы
Второй вариант:
откройте программную папку. Для этого кликните правой кнопкой мыши по иконке программы на Рабочем столе, или тем же способом в меню запуска «Пуск». После выберите «Расположение файла».
Меню папки программы (на рабочем столе)
Меню папки программы (в меню «Пуск»)
Иногда разработчик помещает файл удаления в саму папку. Но такое бывает редко. После того, как вы перешли в расположение файла, откроется окно папки с компонентами программы.
Папка расположения файлов-компонентов программы
Чтобы провести полную деинсталляцию выберите все файлы в папке и переместите их в «Корзину», нажав клавишу Delete (Del) на клавиатуре.
Кнопка Delete (Del)
После этого удалите папку и ярлычок на Рабочем столе. Затем удалите файлы из «Корзины», отчистите ее.
Очистка корзины
В следующем уроке потренируетесь регулировать параметры печати, работать с текстовыми документами и изображениями.
Самое важное
Программы загружаются на ПК через расширение EXE.
Если вы устанавливаете программу на рабочий компьютер, потребуется разрешение системного администратора
Когда удаляете программу, нужно убрать с компьютера все ее компоненты — папку, файлы и ярлык на Рабочем столе
Как настроить параметры печати
В этом уроке рассмотрите, как работать с инструментами печати документов и изображений. Научитесь проставлять формат, размер и другие параметры печати.
Как распечатать документ в программе Word
Для того, чтобы начать работу с инструментами печати в программе Word перейдите во вкладку «Файл», которая расположена на верхней панели управления.
В открывшемся меню, перейдите в раздел «Печать».
Здесь увидите меню параметров печати документа — слева, и предварительный просмотр настраиваемой страницы — справа.
Бывает так, что бухгалтеру необходимо сделать несколько одинаковых экземпляров страницы из документа. Чтобы не распечатывать одну и ту же страницу несколько попыток — сделайте нужное количество копий листа. Напишите количество копий в одноименном поле.
Выберите подключенный к вашему компьютеру принтер. Для этого откройте список доступных устройств. Узнать, какой принтер подключен к вашему устройству можно у службы технической поддержки учреждения.
Далее, разберем пошагово, как настроить параметры печатной страницы.
Шаг 1. Выберите листы, которые нужно распечатать.
Вы можете распечатать все страницы документа, выбрать «Текущую страницу», чтобы распечатать лист, который редактировали в данный момент или выбрать определенную страницу для печати — «Настраиваемая печать».
Чтобы распечатать конкретный лист, выберите вариант «Настраиваемая печать». Далее, в поле «Страницы» введите номер нужного листа.
Нумерацию страниц можно найти на нижней панели управления.
Шаг 2. Выберите тип печати. Например, «двусторонняя». Для этого откройте список в следующей вкладке:
В списке можно выбрать один из видов печати. Одностороннюю — текст будет на одной стороне листа, т.е. одна страница на один лист или двустороннюю — текст будет расположен на двух сторонах листа, две страницы на один лист.
Шаг 3. Расположите документ в удобном для вас формате. Для этого во вкладке настроек ориентации страницы, выберите один из подходящих вам вариантов.
Вы можете оставить текст в стандартном формате книжной ориентации. При таком варианте текст будет расположен вертикально.
Образец 1. Пример книжной ориентации текста
Второй вариант — альбомная ориентация. Здесь текст распечатается в горизонтальном положении.
Образец 2. Пример альбомной ориентации текста
В горизонтальном положении страница может поделиться на несколько фрагментов.
Шаг 4. Для некоторых официальных документов есть определенный формат полей для печати. Чтобы выставить нужные параметры, откройте список с вариантами и выберите нужный вам.
Для определенных случаев, размер поля также можно выставить вручную. Откройте «Настраиваемые поля». В появившемся окне, выставите необходимые значения.
Также, здесь можно выбрать ориентацию страницы.
Настройки можно применить как для рабочего листа, так и ко всему документу.
Настройки можно применить как для рабочего листа, так и ко всему документу.
Как распечатать изображение
Чтобы перейти в параметры печати изображения, выберите нужный файл (например, общее фото). Кликните правой кнопкой мыши по нему и выберите «Печать».
В появившемся окне увидите пример того, как распечатается страница, а также несколько способов расположения изображения на листе. Например, можно распечатать рисунок «Во всю страницу» или в определенном значении. Например, «9 см х 13 см».
Образец 3. Пример печати «Во всю страницу»
При способе печати «Во всю страницу», рисунок расположится по всей площади листа. Если же вы выбрали конкретные размеры фото — изображение будет только на одном фрагменте бумаги.
Образец 4. Пример печати с размерами 9 х 13
Далее, процесс выборки параметров похож на печать текстовых документов, описанном в разделе выше.
Необходимо выбрать устройство для печати, подключенное к вашему рабочему месту. Для этого, откройте список в поле «Принтер» и кликнете по нужному варианту.
Для корректной цветной печати желательно выставить параметры типа бумажного носителя. При некорректном выборе типа бумаги краска может лечь неровно, полосками или же вообще выйдет пустой лист.
Теперь вы знаете, как правильно распечатывать документы и изображения. В следующем уроке изучите внешние накопители.
Какие бывают внешние накопители информации, в чем их преимущества и недостатки
На предыдущем уроке вы научились, как очистить и проверить память на ПК. Теперь разберемся, как переносить данные, что для этого можно использовать. В этом уроке изучите несколько видов внешних накопителей. Научитесь переносить данные с компьютера на внешнее устройство. Смотрите вводное виде.
Помимо «флэшки», существуют еще несколько видов устройств для хранения и переноса данных. Рассмотрим ее характеристики и другие удобные накопители.
Флэш-накопитель (USB)
«Флэшка», — самый распространенный вид переноса и хранения информации. К главному преимуществу «флэшки» относят ее компактность и легкий вес.
Образец 1. Флэш-накопитель
Также к плюсам относят универсальность «флэшек». Практически, в каждом компьютере, ноутбуке и даже телевизоре есть USB-разъем.
Флэш-накопитель можно подключить к смартфону. Для этого понадобится специальный переходник.
Флэш-накопители бывают различных вариантов емкости — от нескольких гигабайт до терабайт. Это позволяет хранить большие объемы данных.
К недостаткам относят хрупкость накопителя. Также «флэшки» — один из распространенных источников компьютерных вирусов.
USB-накопители бывают разных типов. Отличаются они по скорости передачи данных. Например, самым быстрым передатчиком файлов будет USB 3.0. Скорость USB 2.0 — 480 Мбит/с, а USB 3.0 — до 10 раз быстрее, 4,8 Гбит/с. Различить накопители можно по цвету разъема. У USB 3.0 он синего цвета, а у 2.0 — белый или черный.
SD-карта, или карта памяти
Это еще один из портативных видов транспортировки и хранения файлов. Используется в качестве хранителя и переносчика изображений большого формата (TIFF., PSD.) и видеофайлов, поэтому часто такой вид накопителя применяют при работе с фотоаппаратами и видеокамерами. Главное преимущество карты ее «невесомость». К недостаткам же относят размер (карту очень легко потерять) и хрупкость. Особенно это касается Micro SD-карт.
Образец 2. SD-карта
Micro SD-карты чаще всего используют для хранения информации на смартфонах и телефонах. Однако, с помощью специального адаптера-переходника, такую карту также можно применять для ПК или фотоаппарата.
Образец 3. Micro SD-карта и адаптер
Подключить такого типа носители информации можно через разъем или, если он не предусмотрен на вашем устройстве, через специальный переходник — картридер. Чтобы передать информацию, вставьте накопитель в картридер и подключите его к компьютеру через USB-разъем. Картридеры бывают разных типов, один из них смотрите на фото ниже.
Образец 4. Картридер и карта памяти
Внешний жесткий диск
К преимуществам относят высокую скорость передачи и большой объем памяти — до 4 ТБ.
Терабайт (Тбайт, ТБ, TB) — единица измерения количества информации, применяется для указания объема различных видов памяти в электронных устройствах. 1 терабайт — это 1000 гигабайт
Также к плюсам относят долговечность дисков по сравнению с другими носителями. Внешние жесткие диски не такие хрупкие и их не так просто потерять. К недостаткам, можно отнести размер носителя.
Образец 5. Внешний жесткий диск
Чтобы сэкономить время на очистке компьютера — установите на накопитель бесплатные утилиты например, Avira Rescue System, Kaspersky Free Rescue Disk, Dr.Web LiveDisk и другие.
Помните, что загружать программы нужно только с проверенных официальных сайтов.
Помните, что загружать программы нужно только с проверенных официальных сайтов.
Вы изучили азы работы с устройством. Переходите в следующий курс — узнаете отличные лайфхаки о том, как эффективно работать с интернет-сервисами и программами.
Самое важное
Наиболее удобное устройство для хранения информации и передачи данных — флэш-накопитель
USB-накопители бывают разных типов. Отличаются по скорости передачи данных
Большие по объему файлы лучше всего хранить на внешнем жестком диске
Как работать в облаках
Я бухгалтер, зачем мне облака?
В этом курсе выясните, чем вам могут быть полезны облачные технологии. Попрактикуетесь использовать «цифровые облака» для быстрого и безопасного сбора и хранения информации. Научитесь совместно с коллегами работать в одном файле, даже если находитесь в разных населенных пунктах. В первом уроке смотрите интервью с автором курса Андреем Урбановичем. Вопросы задает Ольга Жирнова, преподаватель Школы Главбуха госучреждения.
В следующих уроках у вас будет много практики, рекомендуем сразу отрабатывать навыки на своем компьютере, чтобы ничего не забыть.
Что вы изучите в уроках
Начинаем. В следующих уроках изучите, как работать в конкретных облачных сервисах.
Первые шаги в облаках
Для того, чтобы пользоваться облачными сервисами, нужен аккаунт в этих сервисах. Проще говоря, вы должны быть зарегистрированы в Google, Yandex, Mail.ru или других сервисах, предоставляющих подобные услуги. Мы будем рассматривать эти три как самые распространенные.
Итак, первый шаг — регистрация в сервисе. Если вы уже пользуетесь электронной почтой на каком-то из этих ресурсов, то доступ к облачным сервисам у вас уже есть. И сейчас мы расскажем, как ими пользоваться.
Если вы раньше не имели дела с облачными технологиями, в первую очередь надо разобраться, как пользоваться так называемыми . Например, Google Диск открывается из меню «Приложения Google», иконка которого выглядит как несколько точек в правом верхнем углу главной страницы.
Можно заходить на диски и напрямую по ссылкам — если, конечно, вы авторизованы. Вот адреса облачных сервисов, о которых идет речь в нашем курсе:
Облако Mail.ru — https://cloud.mail.ru/
Яндекс Диск — https://disk.yandex.ru/
Google Диск — https://drive.google.com/
Яндекс Диск — https://disk.yandex.ru/
Google Диск — https://drive.google.com/
После входа вы увидите все свои файлы: те, которые создали, загрузили или которыми с вами поделились другие пользователи. Если вы не создавали папки, то все файлы лежат в одном месте без сортировки. Когда их становится много, это затрудняет поиск. Поэтому для удобства навигации есть смысл создать папки и рассортировать файлы по ним либо воспользоваться фильтрами. Фильтры позволяют сортировать контент по типу файла, времени создания, автору и месту хранения.
У всех сервисов есть платные и бесплатные версии, отличающиеся по функционалу и объему предоставляемого дискового пространства.
Самое важное
Чтобы пользоваться облачными сервисами, нужно быть зарегистрированным в этом сервисе, то есть иметь аккаунт
Диски — это ваше хранилище, куда обычно можно попасть из вашего почтового ящика или с главной страницы соответствующего сервиса
У всех сервисов есть платные и бесплатные версии, отличающиеся по функционалу и объему предоставляемого дискового пространства
Как работать с таблицами в сети
Бухгалтеры из всех видов электронных документов чаще всего пользуются таблицами. Поэтому уроки по облачным сервисам мы решили начать с таблиц. Смотрите в видеолекции, как создавать таблицы в интернете, какие функции предоставляют облачные сервисы и как организовать совместную работу с сетевыми документами.
Google Таблицы
Чтобы создать таблицу, воспользуйтесь кнопкой «Создать» в левом верхнем углу страницы или вызовите выпадающее меню кликом правой кнопкой мыши. Оба способа позволяют как залить существующий файл с локального компьютера, так и создать документ с нуля.
Создание с нуля. Можно создать пустую таблицу или выбрать шаблон. Все созданные файлы сохраняются автоматически. Их можно найти в общем списке файлов на вашем диске.
Всё созданное с нуля по умолчанию будет называться «Новая таблица». Чтобы не утонуть в море безымянных файлов, сразу при создании переименовывайте их
Загрузка файлов с локального компьютера. По кнопке «Создать» вызовите меню и выберите в нем «Загрузить файлы» или «Загрузить папку». Выбранные файлы появятся в общем списке. Их можно оставить в формате Excel или перевести в формат Google Таблиц. Основной функционал у них схожий, но могут встречаться различия, например, в отображении диаграмм.
Поделиться файлом с другими пользователями можно через кнопку «Настройки доступа» в правом верхнем углу. Введите почту и пригласите человека, которому даете доступ, или скопируйте ссылку и отправьте ему. Доступ бывает нескольких уровней: читатель, комментатор или редактор.
Таблицы на Яндекс-диск
Попасть на Яндекс-диск можно с главной страницы Яндекса, кликнув по иконке своего аккаунта, или через свой почтовый ящик.
В Яндексе за создание и загрузку файлов отвечают разные кнопки. По кнопке «Создать» вы можете создать как новую папку, так и документ в одном из форматов — текстовый, табличный, презентацию или альбом. Таблицы создаются в формате .xlsx и имеют интерфейс, похожий на Excel и полностью идентичный его российскому аналогу — Р7-Офис. Функции тоже в значительной мере синхронизированы. Ограничения, как в Google Таблицах, связаны преимущественно с диаграммами.
Созданный файл по умолчанию хранится в общем списке документов. Его также можно перенести в какую-либо папку. Как и в Google, таблицу можно и создать, и загрузить. Созданные файлы сохраняются автоматически.
Кнопка «Поделиться» позволяет предоставить сторонним лицам право просматривать или редактировать созданный вами файл. В платной версии Яндекса также можно выбрать дополнительные опции: установить на файл пароль, запретить его скачивание или назначить срок действия доступа.
Чтобы дать доступ, нажмите на иконку конверта и отправьте адресату письмо либо просто скопируйте ссылку или QR-код и перешлите их, например, через мессенджер.
Таблицы в Облако Mail.ru
В сервисе Mail.ru пространство для хранения файлов и работы с ними называется «Облако Mail.ru», но по сути это аналог дисков, которые вы изучали в предыдущих разделах. Попасть в облако можно, кликнув по кнопке «Облако» на главной странице Mail.ru или в своей почте.
В таблицах Mail.ru интерфейс ближе к тому, который использует Google. Однако в непривычном месте находится библиотека функций. Чтобы открыть ее, надо кликнуть по иконке с плюсом в правом верхнем углу таблицы. При этом самые распространенные функции вроде =СУММ вызываются так же, как и везде: достаточно начать со знака =.
Созданные файлы сохраняются автоматически.
Включить совместный доступ можно по кнопке «Поделиться ссылкой», если вы находитесь в самом файле, или через меню, которое выпадает по клику правой кнопкой мыши в перечне документов в Облаке. Установить пароль нельзя, а вот ограничение срока действия есть. Оно работает и при бесплатном варианте.
Самое важное
Можно создать пустую таблицу или выбрать шаблон
Файлы можно загрузить с локального компьютера
Поделиться файлом с другими пользователями можно через кнопку «Настройки доступа»
Как работать с текстовыми документами в облаках
Вы уже знаете, как пользоваться облачными дисками и умеете работать с электронными таблицами в сети. На этом уроке изучите, как создавать текстовые документы и что с ними можно сделать.
Основные принципы онлайновых текстовых редакторов очень похожи, поэтому сначала давайте разберем их, а потом перейдем к различиям.
Первые шаги при работе с текстовыми документами аналогичны тем, которые были в таблицах. Только теперь, когда вы открываете на своем диске контекстное меню, там надо выбрать не Таблицы, а Документы. Общие принципы работы обоих приложений во многом схожи: есть автоматическое сохранение введенных данных, так же предоставляется доступ третьим лицам, одинаково организованы панели инструментов.
Вы можете отформатировать введенный текст так, же, как сделали бы это в программе Word. Верхняя линейка дает возможность установить ширину полей и величину отступов для первых строк. Стиль, цвет, размер и начертание шрифта, выравнивание строк устанавливается кнопками на панели инструментов.
К тексту можно оставлять комментарии и предлагать правки. «Хозяину» документа доступны все эти действия, а приглашенные пользователи могут работать с ним в зависимости от ограничений, которые владелец файла установил в приглашении.
Любой файл можно выгрузить на локальный компьютер.
Google Документы
Текстовые документы также можно загружать с локального компьютера. Обратите внимание, что у таких залитых файлов иконка будет отличаться от тех, которые исходно созданы в Google. «Внешние» фалы можно пересохранить в формат Google Документы или работать с ними в их исходном виде.
Яндекс
По кнопке «Создать» вы можете создать новый файл, а по кнопке «Загрузить» залить существующий документ с локального компьютера. В отличие от Google, здесь не отличаются внутренний формат сервиса и формат Word или Р7-Офис. Ничего пересохранять не требуется, можно работать сразу с тем, что есть.
Панель инструментов в Яндексе больше похожа на ту, что используется в Word. В частности, в быстрый доступ выведены предустановленные стили текста. С их помощью можно, например, разметить уровни заголовков. Панель с параметрам, которые вы надо прописывать вручную, появляется в правой части экрана.
Мail.ru
В Мail.ru также есть разные кнопки для создания и загрузки документов. Создать новый документ можно также из рабочей области, кликнув по кнопочке со знаком «плюс» и выбрав в меню «Документ». Третий вариант — использовать для создания файла быструю комбинацию Shift + T.
Панель инструментов в Мail.ru по большей части повторяет интерфейс Google Документов. Вместо иконки с карандашом здесь кнопка «Рецензирование». В отличие от Google в выпадающем меню больше опций. Например, можно настроить, какие виды исправлений вы хотите отображать визуально.
Как создавать презентации в облачных сервисах
Вы уже знаете, как создавать таблицы и текстовые документы. На этом уроке потренируетесь работать с презентациями.
Google Презентации
Начальные действия здесь такие же, как и в других сервисах. Зайдите на Google Диск, нажмите кнопку «Создать» и выберите в выпадающем списке Google Презентации. Вы можете создать презентацию с нуля или воспользоваться готовыми шаблонами. Шаблоны сгруппированы по жизненным ситуациям. Вы можете редактировать шаблоны: добавлять и удалять страницы, передвигать элементы, убирать и вставлять дополнительные блоки, менять тему всей презентации или только цвет и размер отдельных элементов.
В презентациях, созданных с нуля, также можно воспользоваться готовыми темами для оформления. Новые страницы добавляются при помощи кнопки «+» («Новый слайд»), которая находится слева на панели инструментов. Новые страницы будут создаваться в стиле выбранной вами темы. Поменять тему для одной страницы нельзя, но сервис дает возможность варьировать оформление — цвет, состав блоков и т.д. в рамках темы.
Как и в других сервисах, презентациями можно делиться с другими пользователями через кнопку «Настройки доступа».
Яндекс Презентации
К недостаткам относят хрупкость накопителя. Также «флэшки» — один из распространенных источников компьютерных вирусов.
SD-карта, или карта памяти
В сервисе Яндекс презентацию можно создать по кнопке «Создать» или через меню, выпадающем по клику правой кнопкой мыши. Сервис предложит присвоить новой презентации название. Лучше сделать это сразу, чтобы потом легче было найти ее.
Открывается конструктор. В центре — слайд для редактирования, слева — список созданных слайдов, а вверху — панель инструментов для редактирования. В отличие от гугла, яндекс не предлагает предустановленных шаблонов и создает просто пустой документ. Однако выбор стилей здесь тоже достаточно широк.
Чтобы добавить в презентацию новую страницу, кликните правой кнопкой мыши иди нажмите кнопку «Добавить слайд» слева на верхней панели. Если вы уже выбрали стиль оформления, новые страницы будут создаваться в этом стиле, если нет – будут пустыми.
Поменять оформление можно в любой момент — как выбрать другой стиль для всей презентации, так и поменять макет на отдельных страницах. Это можно сделать с помощью кнопки «Изменить макет слайда» — она находится справа от кнопки «Добавить слайд». У выбранной темы оформления можно изменить цветовую гамму. Для этого нажмите на кнопку «Изменение цветовой схемы».
На слайд можно добавлять изображения. Вы можете загрузить их со своего локального компьютера или вставить с помощью ссылки из интернета.
Дать доступ к презентации можно по кнопке «Поделиться». Бесплатная версия позволяет установить право просматривать или редактировать. Платная включает дополнительные настройки безопасности: пароль, запрет на скачивание и срок действия доступа.
Mail.ru
В сервисе Mail.ru можно загрузить файл, чтобы просматривать его или поделиться с другими пользователями. Но приложения для создания и редактирования презентаций в этом облачном сервисе нет.
Самое важное
В Google и Яндекс можно создать презентацию с нуля или воспользоваться готовыми шаблонами
Если выбран шаблон, поменять тему для одной страницы нельзя, но можно варьировать элементы оформления внутри страницы
В сервисе Mail.ru можно загрузить файл, чтобы просматривать его или делиться с другими пользователями. Но создавать и редактировать презентаций нельзя
Какие правила безопасности соблюдать при пользовании интернет-сервисами
Компьютерная безопасность — тема далеко не новая, но актуальная до сих пор. Сколько бы инструкций ни было написано на эту тему, пользователи продолжают терять данные и становиться жертвами сетевого мошенничества. На этом уроке изучите, как хранить и передавать электронную информацию, чтобы свести риски информационных угроз из сети к минимуму.
Большинство успешных взломов происходит либо из-за слива данных, либо из-за обмана пользователя простыми человеческими способами. Современные мошенники научились виртуозно придумывать причины, по которым вам немедленно надо открыть ссылку, просмотреть файл или сообщить какие-то данные. Раньше основным инструментом была электронная почта, сегодня мошенники освоили Телеграм и другие мессенджеры.
Правило безопасности здесь только одно: не вступайте в переписку, если вы не сами ее начали. Даже если вас пугают немедленной потерей всех денег, уголовным делом или миллионным призом.
Как обезопасить себя от слива данных
Еще один успешный метод добраться до ваших данных — это утечки пользовательских баз с различных сервисов: от онлайн-кинотеатров и магазинов до банковских систем. Здесь есть два способа обеспечить безопасность: двухфакторная авторизация и аккуратное управление своими паролями.
Двухфакторную авторизацию сейчас предлагают подключить все мало-мальски серьезные сервисы. Это просто: к проверке обычной пары логин-пароль добавляется получение контрольного кода по SMS. Такая защита радикально осложнит злоумышленникам доступ к вашим данным.
Сегодня в большинстве интернет-сервисов в качестве имени пользователя используется адрес электронной почты. Вот о его сохранности нужно действительно всерьез заботиться. Пока вы контролируете адрес электронной почты, все остальные доступы и пароли можно восстановить.
Еще один ресурс, к которому следует относиться трепетно — номер мобильного телефона, который вы ввели при регистрации емейла. Оперативно блокируйте потерянные SIM-карты, а если сменили номер, не поленитесь обновить данные для восстановления почтовых ящиков.
Базовый е-мейл и базовый мобильный номер — это фундамент безопасности всех остальных доступов. Следите за ними.
А адресом служебной почты лучше вообще не пользоваться нигде, кроме работы: не регистрироваться с ним в соцсетях, не оставлять, чтобы получать рассылки. Нельзя гарантировать, что оттуда ваши сведения не попадут к злоумышленникам.
Как создать надежный пароль
И, наконец, пароли. Про них чаще всего говорят в инструкциях по защите данных. Рассуждения, как правильно выбрать пароль, не грешат разнообразием. Не использовать глупые пароли вида «12345» или «пароль», не использовать даты рождения, девичьи фамилии, выбирать пароли подлиннее и т.д. Сегодняшний стандарт — это не меньше восьми знаков, буквы в разных регистрах и цифры.
Собственно, основная проблема с паролями — это не сложность их придумывания, а сложность запоминания или хранения. Длинный «профессиональный» пароль вида «P):NbZ~..kzX[-1_9-», созданный случайным генератором, можно только записать. Правда, встанет вопрос, где хранить эту запись. Файл с названием «пароли.txt» на рабочем столе отбрасываем сразу, более хитрые места и названия файлов тоже не гарантируют безопасность. Остается бумажка. Только не приклеивайте ее на монитор в офисе. И приготовьтесь к серьезной психической травме, когда она (обязательно) потеряется.
Пароли попроще можно хранить в памяти, если использовать какое-нибудь мнемоническое правило, например ФИО первой учительницы, набранное чередующимися большими и маленькими буквами, между которыми вставлены цифры.
Другой действенный вариант — придумать слово или комбинацию цифр, которые вы точно не забудете ни при каких обстоятельствах. Это будет «секретная» часть пароля. Держите ее исключительно в голове и приставляйте в начало или конец «несекретной» части, которую уже можно хранить не так строго. Так вам не придется запоминать множество комбинаций — достаточно помнить только одну, «секретную».
Как хранить пароли
Мест, где пользователю нужен пароль, обычно не одно. В итоге пользователь может часами пытаться сообразить, какой же из хитроумных паролей актуален именно на этом сайте.
Часто эту проблему решают использованием одинакового пароля везде. Это плохая идея, поскольку увеличивается количество уязвимых мест. Похитили в одном — под угрозой все остальные. Если все же используете один пароль, меняйте его почаще, а главное — проверяйте, не попал ли он в список скомпрометированных. Например, в браузере Google Chrome есть функция, позволяющая посмотреть сохраненные пароли. Она умеет проверять, не засвечены ли они где-нибудь.
Пароли, запоминаемые в браузере, — неплохое решение, если компьютер персонально ваш: не покидает дома или сумки, или если остается на работе, но тоже запаролен на вход. Сохраненный в браузере пароль зашифрован, и простым способом похитить его невозможно.
Идеальных решений не существует. Нужно искать компромисс между размером потенциального ущерба и масштабом усилий по защите. Разделите для себя сайты и системы на критически важные (катастрофа), важные (неприятность) и остальные (ничего страшного, восстановим). К первым стоит отнести финансовые системы, основную электронную почту и облачные хранилища с важной информацией. Ко вторым — другие почтовые ящики, соцсети, мессенджеры, внутренние рабочие системы. Сайты трудоустройства, онлайн-кинотеатров, магазинов, игровые можно оставить в третьей категории.
Защита первой категории должна быть параноидальной. Тут сойдет даже бумажка. Только сделайте ее в двух экземплярах, одну – за обложку паспорта, вторую – между 17-й и 18-й страницами четвертого тома «Войны и мира» в домашней библиотеке. Со второй категорией можно обходиться попроще — например, использовать рекомендованные выше запоминаемые схемы. Для третьей категории можно использовать один легкозапоминаемый пароль.
Довольно часто приходится делиться паролями с коллегами. Это неправильно, но это сложившаяся практика, почти неизбежная. Так вот: никогда не пересылайте пароли открытым текстом с помощью почты или мессенджеров. Продиктуйте по телефону, на худой конец отправьте SMS-сообщением.
В заключение еще раз повторим: люди теряют информацию не столько из-за невероятного профессионализма хакеров, сколько из-за собственной лени, невнимательности и доверчивости. Относитесь к защите данных серьезно и аккуратно, остальное — дело техники.
Самое важное
Главное правило безопасности — не вступайте в переписку, если вы не сами ее начали
Обязательно используйте двухфакторную авторизацию, если есть такая опция
Адресом служебной почты лучше вообще не пользоваться нигде, кроме работы
Используйте сложные пароли и не храните их в легкодоступных местах
Никогда не пересылайте пароли открытым текстом с помощью почты или мессенджеров
Как искать и скачивать нужное в интернете
Для чего нужны архиваторы, как быстро и без потерь «упаковать» и «распаковать» файлы
В уроке научитесь архивировать папки и извлекать файлы из zip-папок. Это поможет вам упростить отправку большого объема информации по электронной почте. Смотрите обучающие видео, затем изучите подробности в уроке.
Программы-архиваторы нужны для удобного хранения и передачи файлов. Когда вы создаете архивированную папку — файлы «сжимаются», поэтому занимают меньше памяти на компьютере.
Кроме того, из видео вы уже знаете, что лучшим способом передать множество файлов по электронной почте или мессенджеру — будет архивация, ведь передается целая папка, а не документы по отдельности. Это удобно и при их сортировке в дальнейшей работе.
Как создать архив
Чтобы создать архив, выберите нужную папку и щелкните по ней правой кнопкой мыши. Наведите курсор на вариант с названием программы 7-zip, как это показано на изображении, и затем кликните по «Добавить к архиву»,
Либо наведите курсор на «Отправить», а далее, выберите из предложенного меню «сжатая zip-папка».
При втором варианте выбранная папка сразу преобразуется в архив.
ZIP — формат архивации файлов и сжатия данных без потерь.
Если вы решили создать zip-папку, исходя из первого варианта, то у вас откроется окно со свойствами папки. В предложенных вариантах можно защитить папку при помощи пароля.
Также, в верхнем поле можно выбрать место хранения архива. Например «Рабочий стол». После того, как пароль и место хранения зафиксированы, нажмите «ок».
Как извлечь файлы
Чтобы «извлечь» файлы на компьютер, зайдите в сжатую папку и выберите «извлечь» на верхней панели управления.
Далее в новом окне выберите место хранения файлов или папки на своем устройстве. Для этого кликните по значку с тремя точками, расположенному справа от пути папки.
В открывшемся меню выберите нужное место хранения и нажмите «ок».
Можно создать новую папку для содержимого архива.
После того, как операция будет завершена, откроется извлеченная папка с файлами либо расположение файла на компьютере. Открытые файлы и папки будут уже в своем изначальном формате до архивации.
После того, как операция будет завершена, откроется извлеченная папка с файлами либо расположение файла на компьютере. Открытые файлы и папки будут уже в своем изначальном формате до архивации.
Самое важное
Сжатые папки сохраняются в формате zip
Архивация минимизирует место хранения на компьютере
Если нужно передать множество файлов за раз — «сжатие» лучший вариант
Как работать с поисковыми системами
Поисковые системы помогут вам быстро найти нужную информацию в интернете. Причем их возможности не ограничиваются только текстовыми запросами, можно найти фото лучшего качества, различные картинки, видео, перевод с иностранного языка В этом уроке попрактикуетесь формировать запрос для поисковика на примере Yandex. Смотрите вводное видео.
Как начать поиск
Чтобы начать работу с поисковой системой — откройте браузер. В отрывшемся окне появится поисковая строка, иконки с самыми посещаемыми сайтами, а также время, погода и курс валют. Через иконки вы можете напрямую перейти на нужный сайт.
Введите запрос в поисковую строку браузера или в адресную строку панели управления браузера.
Как формулировать запрос
Вы можете написать слово, предложение или адрес сайта. Чем точнее сформулируете запрос, тем быстрее найдете нужную информацию. Например, по слову «стол» поисковик «выбросит» вам сотни сайтов — от рекламы столов всех мастей (обеденных, письменных, игровых, пеленальных) до столярных мастер-классов. Чтобы сузить поиск, конкретизируйте запрос, например, «купить стол деревянный для школьника».
Вместе с тем, лучший анализ данных у системы будет именно по одному-трем словам. Так вы обеспечите себе максимальный результат поиска.
Как найти качественное изображение
Если у вас есть изображение низкого качества, воспользуйтесь функцией «Поиск по картинке». Для этого кликните по ярлычку в виде фотоаппарата.
Выберите нужное изображение на компьютере и нажмите «ок».
Система выдаст вам результаты, найденные по картинке. Например, можно найти аналог изображения с другим размером.
Как пользоваться голосовым помощником
В Yandex можно пользоваться голосовым помощником «Алиса». Найдете ее в левом нижнем углу экрана.
С Алисой можно выстраивать диалоги, иногда это бывает забавно. Однако голосовой запрос значительно сокращает время поиска. Вам не нужно вбивать в поисковую строку запрос, произнесите его вслух.
А где искать профессиональную бухгалтерскую информацию?
Для этого есть профессиональная Система Госфинансы. В ней также найдете поисковую строку. Впишите туда слово или вопрос, нажмите на значок лупы. Далее выберите наиболее подходящий из предложенных вариантов разъяснений экспертов, нормативный документ или образец формы.
Для этого есть профессиональная Система Госфинансы. В ней также найдете поисковую строку. Впишите туда слово или вопрос, нажмите на значок лупы. Далее выберите наиболее подходящий из предложенных вариантов разъяснений экспертов, нормативный документ или образец формы.
В других браузерах поисковик работает аналогично Yandex. Если не можете найти нужную информацию на определенном ресурсе, рекомендуем использовать другие браузеры.
Самое важное
Вы можете написать слово, предложение или адрес сайта. Чем точнее сформулируете запрос, тем быстрее найдете нужную информацию
В Yandex можно пользоваться голосовым помощником «Алиса», это ускоряет поиск
Как сделать видео или снимок с экрана компьютера
Иногда проще показать, чем объяснять. Например, чтобы научить коллегу выполнять настройки в 1С, можно сделать видео с экрана своего компьютера — скринкаст. Или же снимок экрана — скриншот. Так же можно поступить, если хотите указать на ошибку в документе или проводках. В этом уроке изучите удобные программы для таких записей и снимков. Одни из них уже есть на вашем компьютере, другие сможете бесплатно скачать из интернета. Научитесь создавать видеозаписи и сохранять их в удобном формате.
Чем скринкаст отличается от скриншота
ДЕсть два схожих термина — скринкаст и скриншот. В первом случае вы будете делать цифровую запись вывода на экран компьютера (видеозапись). Во втором случае — создадите изображение экрана компьютера, Начнем с простого.
Как быстро сделать снимок экрана
Самое простое — воспользоваться клавишей Print Screen на клавиатуре. Она расположена с правой стороны устройства.
В открывшемся меню, перейдите в раздел «Печать».
Клавиша Print Screen для скриншотов
Далее зайдите в любой графический редактор, например, стандартный Paint , который есть на всех компьютерах, и нажмите одновременно Ctrl + V. Ваш снимок мгновенно отобразится на листе.
Снимок экрана в стандартной программе Paint
На верхней панели управления нажмите «Файл» и выберите «Сохранить как». Назовите свой файл и сохраните в определенной папке.
Как сохранить скриншот на компьютере
Если сохранение не требуется — выполните ту же комбинацию клавиш Ctrl + V в программе, в которой отправляете сообщение собеседнику. Снимок прикрепится к сообщению.
В некоторых браузерах, например, в Yandex, есть собственный редактор скриншотов. Поэтому, при нажатии на Print Screen вам сразу откроется окно редактора, где вы сможете сделать отметки, обрезать снимок или размыть какой-то фрагмент.
Еще один способ создания снимка экрана — программа «Ножницы». Она по умолчанию установлена на вашем компьютере. Чтобы открыть программу, зайдите в меню «Пуск» и найдите папку «Стандартные». Выберите «Ножницы».
Как найти программу «Ножницы» на своем компьютере
Во всплывшем окне нажмите «Создать» и выберите область выделения. Если окно программы мешает захватить нужную область, сдвиньте его в сторону с помощью курсора.
ШКак создать скриншот с помощью «Ножниц»
Вы можете воспользоваться инструментами выделения и подчеркнуть необходимые элементы на снимке. Далее, сохраните снимок. Для этого в верхней панели управления откройте меню «Файл» и выберите «Сохранить как». Перенесите снимок в нужную папку.
Как сохранить скриншот на компьютере
Как записать видео с экрана
Теперь усложним задачу, сделаем скринкаст. По сути, это фильм об изменениях, которые пользователь видит на экране компьютера. Его можно дополнить звуковым сопровождением и подписями.
Существует несколько бесплатных программ, чтобы записать свои действия. Рассмотрим самые распространенные и удобные в использовании, Эти программы вы сможете найти в интернете и легко скачать на свой компьютер.
Обратите внимание, в учреждениях могут устанавливать защиту на персональные компьютеры. В этом случае вы не сможете скачать программу из интернета без помощи IT-специалиста. Либо это вообще будет невозможно. Для домашних компьютеров таких ограничений нет.
Free cam. У программы Free cam практичный интерфейс. Чтобы начать запись, зайдите в программу и кликните по надписи New Recording.
Как по кнопке New Recording активировать запись в Free cam
Далее у вас откроется область выделения. Можно отрегулировать ее масштаб или перенести в необходимую область записи экрана.
Как выделить фрагмент экрана для записи в Free cam
Теперь нажмите кнопку записи в левом нижнем углу. При необходимости включите звук микрофона, чтобы записать аудиодорожку с внешнего звукового устройства. Когда закончите запись нужного момента, выберите на панели управления Save as video и сохраните видео в программной папке. При завершении сохранения папка откроется автоматически. Также вы можете отредактировать видео, кликнув по варианту Edit.
Как сохранить запись в Free cam
Bandicam. Для записи скринкаста в программе Bandicam, выберите область. В меню есть несколько вариантов. Например, прямоугольная или полный экран. Кликните по соответствующему варианту и начните запись.
Как записать конкретное окно или всю рабочую область в Bandicam
Сохраненные записи, можно просмотреть через раздел «Основное»,. Выберите папку для хранения файлов. Это может быть папка программы Bandicam или ваша собственная. Чтобы просмотреть видео, откройте папку и нужный файл.
Где найти свой скринкаст в Bandicam
OBS Studio. Для продвинутых пользователей подойдет программа OBS Studio.. С ее помощью можно производить записи через определенный источник. Программа очень удобна для прямых эфиров — трансляций через Youtube, Вконтакте и т.д. Зайдите в программу, в окне интерфейса найдите «Источники». Нажмите на «+» .
Как выбрать источник записи в OBS Studio
После этого откроется окно выбора. Определите, что вы хотите записать.
Как выбрать область записи в OBS Studio
Чтобы записать экран — выберите «Захват экрана». Затем, на панели управления нажмите «Начать запись». Область записи также можно растянуть или перетащить. По завершении процесса нажмите «Остановить запись».
Как сделать запись в OBS Studio
Чтобы просмотреть сохраненные видео, на верхней панели управления выберите и нажмите «Файл», далее «Показать записи». Откроется папка с видео.
Как найти свой скринкаст в OBS Studio
С первого раза у вас может не записаться идеальный скринкаст. Потренируйтесь и все получится.
Самое важное
Скринкаст — это цифровая запись вывода на экран компьютера (видеозапись)
Скриншот — это изображение экрана компьютера
Для быстроты пользуйтесь горячими клавишами, например Print Screen для скриншотов
Как делать дизайн без дизайнера
Что надо знать про Power Point
Все чаще бухгалтеров просят представить результаты своей деятельности в виде презентаций. Это и понятно: презентация позволяет емко и интересно показать итоги, идеи или проекты. Чтобы создать презентацию, не обязательно быть дизайнером. Главное в презентации — содержание, структурированная информация и взгляд на сферу изнутри. В этом курсе потренируетесь работать в Power Point и самостоятельно создавать презентации. Лекции подготовила Юлия Полушина, руководитель собственной студии разработки презентаций «Business Presentation». Она работает в этой сфере уже более 10 лет, а начинала с большого проекта для федеральной целевой программы: готовила презентацию для представления первым лицам нашего государства.
Есть несколько программ, в которой создают презентации: CorelDraw, Adobe Illustrator, онлайн-сервис Prezi. Мы с вами поговорим о самом простом и доступном инструменте, который входит в пакет Microsoft Office – о программе PowerPoint. Ее зря недооценивают: в ней можно сделать то же самое, что и в сложных полиграфических программах, но быстрее и удобнее.
В уроках мы будем работать в PowerPoint версии 2019. Есть 365-я версия, она более современная, есть старые версии, например 2010. Лучше обновить устаревшие программы до 2019. Это оптимальная версия, с которой вы можете сделать больше, чем вам когда-либо будет нужно.
Весной 2022-го Microsoft ограничил распространение своих продуктов в России. Скачать программу Power Point нельзя, но, если вы уже установили ее раньше, она продолжит работать. В этом случае программа поможет вам прокачать навыки создания презентаций.
Форматы презентации
Формат зависит от того, для чего вы будете использовать презентацию.
PDF-файл. Это универсальный формат, который открывается одинаково хорошо на любом компьютере, смартфоне и планшете. Если у вас презентация в PDF, спокойно отправляйте ее кому угодно: все шрифты будут видны, и ничего не съедет.
Как создать архив
Файл PPT, иногда PPTX – исходник. Презентации, сделанные в PowerPoint, автоматически сохраняются в формате PPT. Особенность формата: вы можете исправить презентацию даже после сохранения. Открыть, править и смотреть такой файл можно только на компьютере, где установлен пакет Office и программа PowerPoint. У вас должен быть исходник презентации и PDF-файл, который вы печатаете либо отправите партнерам.
Размеры презентация
Презентации бывают двух форматов: А4 и 16:9. Первый идеально подходит для печати, а какой хорошо выглядит на экране компьютера.
Презентации в формате А4 делают специально под печать на лист формата А4. Если вам надо предоставить свою презентацию только в печатном виде и вы не планируете отправлять ее по электронном почте, разрабатывайте в формате А4. Не используйте 16:9, чтобы у вас не было претензий к печати.
«Экранки» хороши для рассылки, потому что они идут по размеру экрана. Имейте в виду: если распечатать «экранку», сверху и снизу будет белое поле примерно 3 сантиметра. Чтобы такой проблемы не было, делайте белые презентации.
Самое важное
PDF презентация одинаково хорошо откроется на любом компьютере, смартфоне и планшете.
Исходник презентации в формате PPT или PPTX пригодится, чтобы добавлять или убирать информацию из презентации
Презентации в формате А4 делают специально под печать на лист формата А4.
«Экранки» хороши для рассылки, потому что они идут по размеру экрана.
Презентации 16:9 хороши для рассылки, потому что они идут по размеру экрана
Какие инструменты есть в Power Point
Захожу в программу и создаю пустую презентацию. PowerPoint сразу предлагает воспользоваться шаблонами, но мы откажемся. Я всегда удаляю то, что нам предлагает PowerPoint: выделяю объекты на слайде и нажимаю Delete. Дальше заполню слайд сама так, как хочу.
Рабочее пространство
Серое поле — рабочий стол. Сюда помещают иконки, фотографии, диаграммы и компонуют их на слайде. Все, что есть на сером поле, видите только вы, даже если запустить презентацию.
Когда нужно увеличить или уменьшить серое поле, с помощью бегунка в правом нижнем углу отрегулируйте масштаб. Чтобы не пользоваться постоянно этим бегунком , можно зажать Ctrl и колесиком мышки управлять, увеличивать или уменьшать.
Меню
Меню расположено сверху: рисование, конструктор, переходы, анимация, слайд-шоу, вид. Как правило, мы пользуемся главной и вставкой. Это две наши основные вкладки.
На главной странице есть инструменты. Можно добавить фигуры и текст, упорядочить объекты: переместить на задний или передний план, сгруппировать, выровнять.
Фигуры
На прошлом скриншоте показано, куда зайти, чтобы выбрать фигуру. Чтобы залить фигуру, нажмите на нее и выберите цвет.
По умолчанию PowerPoint всегда обводит фигуру контуром. Чтобы убрать контур, нужно зайти в контур фигуры. Его можно покрасить в любой цвет, а можно нажать кнопочку «нет контура», и он исчезнет. Если вы хотите сделать фигуру объемной, нажмите на эффекты фигуры, а потом – на тень. Чтобы передвинуть фигуру, зажмите кнопочку мыши и перетащите фигуру.
Текст
Текст можно перетащить и наклонить в любую сторону. Чтобы наклонить, кликните на текст, сверху него появится колесико, возьмите колесико мышкой и поверните текст.
Инструменты для работы с текстом очень похожи на стандартные инструменты Word и Exсel пакета Microsoft Office. Если нужно, чтобы текст был написан заглавными буквами, выделите его, зайдите в настройки текста в верхней части экрана и нажмите на регистр «Аа».
Появится меню: все строчные буквы или все прописные. В верхнем меню нажмите на большую букву «А» или маленькую «а», если надо увеличить шрифт или уменьшить. Нужен другой цвет — нажмите на подчеркнутую букву «А» и получите другой цвет.
Вставка объектов
В меню «Вставка» в презентацию можно добавить рисунок. Нажмите «Вставка» → «Рисунок», после вы автоматически попадете в папки своего компьютера и выберете фото.
Вставленную фотографию можно изменить без Photoshop: перекрасить, сделать черно-белой, высветлить или затемнить, добавить тень.
Можно вставить в презентацию диаграмму, ссылку, объект WordArt, SmartArt. Найти изображение в Интернете, вставить таблицу.
SmartArt – это графики в виде стрелочек. Можно рисовать стрелочки и самостоятельно. Но если вы знакомы с этим инструментом, его здесь можно тоже использовать.
Это главные инструменты программы. С их помощью вы можете изобразить в PowerPoint все, что вам нужно.
Самое важное
Серое поле в программе — рабочий стол. Сюда помещают иконки, фотографии, диаграммы и компонуют их на слайде. Все, что есть на сером поле, видите только вы
На главной странице есть инструменты. Можно добавить фигуры и текст, упорядочить объекты: переместить на задний или передний план, сгруппировать, выровнять
Инструменты для работы с текстом очень похожи на стандартные инструменты Word и Exсel
В меню «Вставка» в презентацию можно добавить рисунок
На что обратить внимание при оформлении презентации
В уроке мы поговорим о мировых трендах в презентациях. Именно они отличают современную презентацию от тех, что делали 15 лет назад. Что же представляют собой мировые тренды? Это три темы: инфографика, инфостиль и воздух
Воздух — это белое пространство, фон. Он может быть не белым, но это пространство. Люди плохо воспринимают более пяти элементов на странице, поэтому добавляйте на слайды больше воздуха. По факту на слайде может быть всего лишь один тезис или одна иконка. Могут быть слайды-разделители, где мы задаем только тему. Пусть лучше в презентации будет 16–17 слайдов с воздухом, чем ровно 15 без воздуха.
Инфографика — это визуализация текстов, когда объяснения и описания заменяются на картинки, схемы и графики. Инфографика нужна, чтобы информация легче воспринималась и быстрее запоминалась. Часто информацию проще понять по схеме. Поэтому, если вы описываете какой-то процесс, используйте инфографику.
Типы инфографики:
- Визуализация статьи картинкой
- Блок-схема, чтобы показать варианты развития событий
- Тайм-лайн/временная шкала
- Пронумерованный список
- Диаграммы: соотношение/зависимость
- Сравнение показателей до и после
- Карта географическая или демографическая.
Информационный стиль или инфостиль, — это приемы, которые позволяют наполнить текст полезной информацией, сделать его читаемым и запоминающимся. Инфостиль борется с перегруженностью и двусмысленностью, с мусором в тексте: со штампами, оценками, канцеляризмами.
Самое важное
Воздух – это белое пространство в презентации, фон слайдов. Люди плохо воспринимают более пяти элементов на слайде, поэтому добавляйте в них больше воздуха
Инфографика - визуализация сложных информации в простые графики, таблицы или картинки. Через инфографику информация легче воспринимается и быстрее запоминается.
Как работать с графиками и диаграммами
Вы уже знаете, что инфографика — крайне эффективный способ сделать восприятие информации быстрым и удобным. Самый распространенный вид инфографики — графики и диаграммы. Они нужны, чтобы показать результат. В уроке вы узнаете, какие бывают графики и диаграммы, и научитесь их создавать.
Чтобы создать диаграмму зайдите в меню вставка, нажмите диаграмма и выберите вид диаграммы.
Если требуется показать покомпонентное сравнение, то подходит круговая диаграмма. Если хотим временное сравнение, подойдет гистограмма. Рост или падение покажет стандартный график. инфографику.
Диаграмму можно передвигать по слайду, менять размер, переименовывать, удалять заголовок или перекрашивать. Если нажать два раза на серый сегмент, откроется специальное меню «Формат точки данных». Здесь можно выбрать заливку и другой цвет. На скриншоте ниже часть диаграммы синяя, меняем ее на голубую.
PowerPoint гибкая программа: в ней можно менять внешний вид диаграммы. Если развести элементы диаграммы, они расходятся, сблизить — они сходятся.
Если вы вставили диаграмму или график, делайте к ним вывод. Люди, которые смотрят презентацию, не должны анализировать ваши графики, сделайте это за них.
Самое важное
Чтобы создать диаграмму зайдите в меню вставка, нажмите диаграмма и выберите вид диаграммы
Если требуется показать покомпонентное сравнение, то подходит круговая диаграмма. Если хотим временное сравнение, подойдет гистограмма
Диаграмму можно передвигать по слайду, менять размер, переименовывать, удалять заголовок или перекрашивать
Если вы вставили диаграмму или график, делайте к ним вывод
Презентация за 10 минут: кейс
этом уроке вас ждет мастер-класс: эксперт курса за 10 минут соберет презентацию строительной компании. Юлия применит все приемы, которым обучила вас: использовать рабочий стол программы, подбирать шрифт, цвета и фон, изменять размер фотографии, расставлять иконки, выстраивать структуру слайда. Видео мастер-класса вы найдете под текстом урока
Создание презентации занимает 10 минут, а видео длится 18 минут. Дело в том, что дополнительное время в видео уходит на подготовительную часть, где эксперт рассказывает вводные, и заключительную, где она подводит итоги.
Под видео есть синие кнопки-таймкоды. Запустите видео, затем кликайте на кнопку, и видео автоматически начнет проигрываться с выбранного вами момента.
Не забывайте сохранять исходник в программе Power Point на случай, если потребуется что-то изменить в презентации или сделать на ее основе другую презентацию. Если вы поменяли презентацию, то придется поменять и PDF-файл. Это работает так: заходите в меню «файл», нажимаете «сохранить как» или «экспортировать», выбираете PDF формат и сохраняете.